4. Registro contable de estas partidas y determinación del resultado contable

Si una empresa incurre en un gasto, ¿cómo registra esta operación en el libro Diario? De una parte, anota el gasto y, por otro lado, si lo paga, la correspondiente disminución de dinero se reflejará en el Haber, y si no lo paga nacerá la correspondiente deuda. Por lo tanto, se puede deducir que los gastos siempre nacen por el Debe. En definitiva, el registro contable de un gasto será:

Por contra, si se produce un ingreso habrá que registrar un incremento del dinero o el origen de un derecho de cobro que se anotarán, en cualquier caso, en el Debe. Al tiempo, el ingreso nace por el Haber. La contabilización será:

Ahora bien, en esta materia es sumamente importante recordar y detenerse en algunos de los principios contables de obligado cumplimiento que enumera el PGC en su primera parte. Así, resultan fundamentales:

• El principio de correlación de ingresos y gastos.
• El principio del devengo.
• El principio del registro.

En ningún caso, debe olvidarse el principio de prudencia, dado su carácter prioritario, que establece que al cierre del ejercicio sólo se contabililizarán los beneficios realizados, mientras que serán reflejadas tanto las pérdidas ciertas como las potenciales.

Los principios de precio de adquisición y de empresa en funcionamiento regirán en la valoración de las partidas de gastos e ingresos.

4.1. Principio de correlación de ingresos y gastos

Una vez que los gastos e ingresos del período hayan sido registrados en sus cuentas específicas se podrá obtener el resultado del período, que vendrá determinado por la diferencia.

Sobre el principio de correlación de ingresos y gastos dice nuestro PGC:

«El resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho período menos los gastos del mismo realizados para la obtención de aquéllos, así como los beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa».

Al cierre del ejercicio, para determinar el resultado del ejercicio, bastará con traspasar todos los saldos de las cuentas de los grupos 6, «Compras y gastos» y 7, «Ventas e ingresos», a la cuenta representativa del «Resultado del ejercicio», que nuestro Plan designa mediante la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias». El efecto en el libro Mayor de estas anotaciones será que todas estas cuentas queden saldadas, es decir, con saldo cero. Este registro se puede resumir del siguiente modo:

El saldo de la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias», indicará el resultado obtenido en el ejercicio. Si presenta saldo acreedor significa que ha habido beneficios; por el contrario, si el saldo fuese deudor indicaría una pérdida.

4.2. Relación entre el principio del devengo y los gastos e ingresos

En los ejemplos anteriores se ha visto que las adquisiciones de bienes y servicios y la venta de éstos se contabilizaban siempre, independientemente de que fuesen a crédito o al contado. Ello es debido a la aplicación del principio contable del devengo, recogido en nuestra legislación mercantil (CCo, PGC...). La aplicación de este principio, de carácter obligatorio, conlleva que los gastos e ingresos se imputen al resultado del ejercicio en el que se produzcan, con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos. En definitiva, que se han de registrar contablemente los gastos e ingresos cuando realmente se hayan devengado o realizado y no en el momento en que se paguen o cobren, según el caso.

4.3. Principio del registro

Según el principio del registro, los hechos económicos (en este caso ingresos y gastos) deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen.

Según la AECA , en su documento contable sobre gastos dice:

«Los gastos se reconocerán como tales en la contabilidad de la empresa cuando se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que haya tenido lugar una disminución cierta del patrimonio, o bien
2. Cuando, aun tratándose solamente de una disminución potencial, ésta sea probable y pueda cuantificarse de manera razonable. Esta condición constituye una diferencia significativa con respecto al caso de los ingresos».

La citada organización, en su documento contable sobre ingresos, considera que un ingreso ha sido realizado cuando se cumplan las siguientes condiciones:

1. El cobro del precio o la obtención de la contraprestación acordada están razonablemente asegurados.
2. Las operaciones de las que se deriva el ingreso han sido realizadas en firme y se han ejecutado materialmente.
3. No existen riesgos significativos de que la transacción sea sustancialmente anulada, lo que supondría la devolución de los bienes recibidos, la cancelación de los derechos o la aparición de obligaciones por las prestaciones ya recibidas por la empresa, según los casos.
4. Los costes totales correspondientes a los ingresos pueden estimarse de manera razonable y se registran simultáneamente con aquéllos.