2. Ciclo contable

2.1. Nociones fundamentales

Al comienzo del ejercicio contable, la empresa cuenta con un determinado patrimonio. Durante el ejercicio, conforme vaya realizando operaciones, éste se verá alterado, al tiempo que se irán generando unos resultados al desarrollar su actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la incidencia del resultado en el patrimonio empresarial, deberá proceder a calcularlo. Posteriormente, podrá presentar las cuentas anuales. Este proceso se podría resumir del siguiente modo:

En el proceso o ciclo contable se distinguen las siguientes fases o etapas:

1. Balance de situación inicial.
2. Apertura de la contabilidad.
3. Registro de las operaciones del ejercicio.
4. Periodificación.
5. Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado en el ejercicio.
6. Balance de comprobación de sumas y saldos.
7. Cálculo del resultado.
8. Cierre de la contabilidad.
9. Cuentas anuales.
10. Distribución del resultado.

Para facilitar la comprensión de cómo se lleva a cabo el ciclo contable, se va a desarrollar un ejemplo muy sencillo, que se irá resolviendo conforme se vayan explicando cada uno de los eslabones de este proceso.

2.2. Balance de situación inicial

Al comienzo del ejercicio, la empresa dispondrá de cierto patrimonio, que aparecerá plasmado contablemente en un balance de situación. Éste será exactamente igual al que se obtuvo al cierre del ejercicio anterior.

2.3. Apertura de la contabilidad

Tanto en el Diario como en el Mayor se registrarán los elementos con los que cuenta la empresa en un primer momento.

Es importante darse cuenta de que las cuentas que figuren en el activo del balance constituirán los empleos y las que aparezcan en el pasivo los recursos. Este criterio es válido en cualquier caso, salvo que las cuentas que luzcan en el activo o en el pasivo lo hagan con signo negativo, como sucede con algunas cuentas (se verá en capítulos posteriores); en estas ocasiones el razonamiento es el opuesto al indicado.

También en el Mayor se efectuarán los correspondientes registros, pero, por razones de operatividad, se verán al explicar el balance de comprobación de sumas y saldos.

2.4. Registro de las operaciones del ejercicio

Se realizará del modo expuesto en el epígrafe 1.4. «Registro contable» de este capítulo. En este sentido, cabe señalar que los incrementos de activo normalmente constituirán empleos (Debe), mientras que las disminuciones de valor de activo representarán recursos (Haber). Este hecho tiene incidencia en los movimientos de las cuentas de activo, como se plasma a continuación:

De modo análogo, los incrementos de pasivo y neto generalmente constituirán recursos (y, por tanto, se anotarán en el Haber) y las disminuciones representarán em-pleos (Debe). Esta realidad puede expresarse esquemáticamente mediante cuentas de pasivo y neto, respectivamente, de la siguiente manera:

Explicadas estas nociones, nos hallamos en condiciones de proseguir con nuestro ejemplo, considerando las cuentas que se cargarán y abonarán en cada caso.

2.5. Periodificación

Esta etapa del ciclo contable se estudiará en el capítulo 4, «Periodificación contable».

2.6. Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado en el ejercicio

Para calcular el resultado obtenido por la empresa en un período hay que considerar:

La utilización de los equipos de la entidad para realizar su actividad, es decir, la incorporación de éstos al proceso productivo. Este tema será estudiado en el capítulo 5, «El inmovilizado material», al hablar de la amortización.

En principio, el resultado del período vendrá dado por la diferencia entre los ingresos obtenidos por la venta de los productos y lo que cuesta fabricar los productos vendidos.

O sea, para determinar el beneficio –o la pérdida– del ejercicio se considerarán las unidades vendidas a precio de venta menos éstas valoradas a precio de coste.
Para fabricar los productos realizados en el ejercicio la empresa ha utilizado diversos factores, como son: materias primas, mano de obra, energía eléctrica, etc. A lo largo del período, conforme los fue adquiriendo, los contabilizó. Es decir, la entidad ha registrado contablemente la adquisición de los factores que han intervenido en la producción del período, con independencia de que ésta sea o no vendida.
Ahora bien, se pueden presentar las siguientes situaciones:

• Al comienzo del período, en el almacén de la empresa había productos fabricados en ejercicios anteriores, que si son vendidos se registra contablemente tal operación a precio de venta. Los ingresos por ventas se han reflejado contablemente, pero ¿cómo se anota la incidencia del coste de fabricación de estos productos en el resultado del ejercicio?
• Al cierre del ejercicio, algunos de los productos fabricados por la empresa no han sido vendidos; efectivamente, no se han registrado tales ventas, pero sí la adquisición de los factores que colaboraron en su fabricación. A la hora de hallar el resultado del ejercicio, sólo habría que considerar la porción de éstos que se ha consumido para la elaboración de los productos vendidos. ¿Qué ajuste será preciso realizar para calcular correctamente el excedente empresarial?

Para determinar contablemente el resultado, dando solución a las cuestiones planteadas, hay que registrar la variación de existencias –de todas clases– experimentada en el ejercicio. Para ello, al cierre del período se dan de baja las existencias que inicialmente había en almacén. Su registro será:

Simultáneamente, se dan de alta las existencias que lo integren en esa fecha:

2.7. Balance de comprobación de sumas y saldos

Más que un eslabón del ciclo contable, el balance de comprobación sirve para comprobar que no se han cometido errores formales en las anotaciones efectuadas hasta la fecha de su realización. De ahí, que en él aparezcan cuentas representativas de elementos patrimoniales y cuentas que intervienen en el cálculo del resultado, es decir, de gastos e ingresos.

Su estructura es la siguiente:

Se detectará que se han cometido errores si los totales de las sumas del Debe y del Haber no coincidiesen; lo mismo cabe decir si los totales de los saldos deudores y acreedores difiriesen.

2.8. Cálculo del resultado

El resultado de un ejercicio viene dado por la diferencia entre los ingresos y gastos en él producidos.

En principio, puesto que estos conceptos son más amplios, como se irá viendo en posteriores capítulos, los ingresos expresan –en términos monetarios– las ventas de los productos fabricados por la empresa o los servicios por ella prestados y los gastos el importe monetario de todos aquellos factores productivos que la empresa adquiere para la obtención de aquéllos.

En el Diario, para determinar el excedente empresarial de un período, basta con abonar las cuentas de gastos y cargar las de ingresos, utilizando en ambos casos como contrapartida una cuenta representativa del resultado del ejercicio.

En terminología contable, se habla de contrapartida de un asiento para designar la cuenta o cuentas que se cargan (o abonan) al abonar (o cargar) otra.

Así, las anotaciones contables que se realizarán en el Diario, en forma resumida serán:

El efecto en el Mayor, al pasar los asientos del Diario a aquél, es que todas las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas.

Saldar una cuenta significa efectuar un cargo o un abono en la misma –según convenga– para lograr que presente saldo cero.

2.9. Cierre de la contabilidad

Al finalizar el ejercicio, en el Diario se cargarán todas las cuentas acreedoras y se abonarán las deudoras. Al traspasar esta anotación al Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas, es decir, con saldo nulo.

2.10. Cuentas anuales

Las cuentas anuales son: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. A éstas se dedica el capítulo 17, «Cuentas anuales».

El balance mostrará el patrimonio empresarial en una fecha dada, reflejando los saldos de los distintos elementos que lo integran. La cuenta de pérdidas y ganancias explicará sucintamente mediante qué actividades la entidad ha generado rentas; y la memoria se ocupará de detallar y comentar la información en aquéllas contenida.

Hay que diferenciar el balance de situación y el de comprobación, puesto que en el primero sólo aparecerán cuentas representativas de elementos patrimoniales, mientras que en el segundo figurarán, además de las citadas, las de gastos e ingresos.

2.11. Distribución del resultado

Dado el carácter introductor de este capítulo, este tema sólo puede ser abordado vagamente. Así, el beneficio obtenido por la empresa, tras el pago del Impuesto sobre Sociedades (en adelante IS), se destinará a repartirlo entre los propietarios de la entidad o a engrosar los fondos propios de ésta, mediante la creación de reservas. Con estas pinceladas, el registro de la distribución del resultado podrá plasmarse mediante una anotación como la que sigue: