7 razones para preocuparte si el asiento de variación de existencias refleja un exceso de stock

La gestión logística y la digitalización son algunas de las claves del éxito de empresas que están revolucionando la distribución, como Amazon y Alibaba, empresas que añaden nuevos retos a la logística de las empresas, al tener que abastecer a estos gigantes con inventarios que tienen que mantener según sus estrictas exigencias.

En un mercado cada vez más exigente y dinámico, las empresas con inventarios se ven en la obligación de reinventarse, mejorar toda la gestión logística y optimizar sus procesos de compra. Además, el mantenimiento de unos niveles de stock adecuados, suficientes para atender la demanda, pero sin caer en un exceso de existencias, no es ya una ventaja competitiva, sino un requisito indispensable para sobrevivir a corto plazo.

Para saber con exactitud los niveles de los inventarios, las empresas que no hayan realizado controles periódicos de sus existencias, acostumbran a realizarán un recuento físico de sus existencias de cara al cierre del ejercicio contable, para así contrastar estos datos, con las cantidades que se reflejan en los programas de gestión, pudiendo llevarse alguna sorpresa desagradable, como que faltan existencias o que están en mal estado.

Una vez ajustado el inventario en los programas de gestión, las empresas calcularán el consumo de existencias, para lo cual a las compras realizadas se deben restar las existencias no consumidas, utilizando para ello las cuentas contables (61) o (71) de variación de existencias, aunque también puede darse el caso de que en un ejercicio se consuman más existencias de las que se compraron, debiéndose reflejar este beneficio también mediante la cuenta de variación de existencias.

El inventario o stock de una empresa está constituido por: materias primas, productos en curso o semi-terminados, productos terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados, otros aprovisionamientos y las mercaderías. Las existencias de estos bienes son necesarias para la fabricación de los productos que comercializa la empresa, en el caso de empresas de producción y las existencias de mercaderías son necesarias para las empresas dedicadas a la distribución de productos.

Con la realización de los asiento de variación de existencias, en un primer apunte contable se dan de baja las existencias iniciales del ejercicio, para a continuación reflejar en otro asiento las existencias finales, que se trasladarán al balance de situación. Además, la diferencia entre las cuentas de variación de existencias, trasladará al resultado del ejercicio exclusivamente el coste de las mercancías o productos vendidos, ya que la cuenta de variación de existencias funciona como cuenta correctora de la de gastos.

¿Por qué se producen excesos de inventarios?

El exceso de stocks es un problema al que se pueden enfrentar las empresas, por diferentes motivos:

• La oferta supera a la demanda, por cambios en los patrones de compra de los clientes, una mayor competencia o debido al deterioro de las condiciones económicas de los posibles compradores.
• Errores en el departamento de compras, al comprar productos en exceso, sin la demanda necesaria para su rápida venta, o a un precio que no permite ponerlos en el mercado a un precio competitivo.
• Errores en las previsiones de ventas, ya que las compras se realizan en función de previsiones de ventas. Un exceso de optimismo, puede suponer que las existencias roten a un ritmo lento y generen un exceso de stocks.

7 razones por las qué deben preocuparte los excesos de existencias

El exceso de inventarios por lo general no es una buena señal, siendo los problemas más habituales que genera los siguientes:

• Obsolescencia y caducidad. Las empresas no pueden vender artículos caducados y los obsoletos son de difícil salida. Un ejemplo serian las prendas pasadas de moda, que tienen que ofrecerse al mercado con importantes descuentos. El almacenamiento de productos obsoletos es una lacra que afrontan muchas empresas, que obliga a estas a incurrir en gastos adicionales para eliminar el exceso de inventario, derivados de la destrucción, transporte, etc.
• Problemas de flujo de efectivo. Las empresas utilizan los cobros procedentes de las ventas para pagar las existencias. El exceso de inventario no genera dinero en efectivo, ni saldos pendientes de clientes, lo que significa que una empresa puede tener problemas de liquidez para gastos de funcionamiento. Esta situación podría conducir a un incremento del endeudamiento, aumentando los gastos por intereses
• Gastos adicionales para eliminar el exceso de inventario, tales como los gastos de destrucción, transporte, etc.
• Imagen negativa. Los anuncios de liquidación de stocks generan una imagen negativa y devalúan los productos de la compañía, cuyos clientes pueden acostumbrarse a precios de liquidación de existencias.
• Problemas de espacio y costos de almacenamiento, el exceso de stocks ocupa un espacio que cuesta dinero. Si optimizamos nuestros stocks y ocupamos el espacio necesario sin exceso de stocks ahorraremos dinero, en espacio de almacenamiento, personal, suministros, seguros, etc. Además el almacenamiento de productos obsoletos, puede dificultar que este espacio lo ocupen otros productos más fáciles de vender.
• Reducción de márgenes, ya que las empresas normalmente terminan ofreciendo sus excedentes en ofertas o rebajas, en las que ofrecen sus productos a un menor precio para inducir a los consumidores a comprarlo, pudiendo incluso realizar ventas a precios por debajo del coste.
• Distorsión de la información contable y pago de impuesto de sociedades. Las compras del exceso de stocks no se pueden deducir a fin de ejercicio, ya que solo se puede deducir el gasto de los consumos de existencias, es decir, el de las que han sido vendidas. Hay que tener mucho cuidado, con este punto ya que si no somos conscientes de que estamos incrementando nuestros stock, podemos pensar que daremos un resultado y este verse notablemente incrementado con el asiento de variación de existencias, con el consiguiente incremento y desembolso del impuesto de sociedades.

Con el objeto de ayudar a adquirir conocimientos prácticos sobre la gestión eficiente de las compras, inventarios y proveedores, el CEF.- ofrece a los interesados el Curso Monográfico sobre Gestión de Compras, pero si se quiere conocer más en detalle todo lo relativo a la valoración de existencias, el Máster en Dirección y Gestión Contable, es la mejor opción.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)