Depósito de las cuentas anuales: Requisitos que debes cumplir y novedades que te interesa conocer
El depósito de sus cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social es una obligación que tienen todas las empresas, independientemente de su tamaño, forma jurídica o sector.
Esta obligación no solo garantiza la transparencia y la rendición de cuentas ante los stakeholders (inversores, acreedores y la propia administración pública), sino que también contribuye a mantener la integridad del mercado financiero.
Cualquier empresa o persona interesada puede consultar las cuentas de una empresa en el Registro Mercantil.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales de una empresa son un conjunto de documentos que reflejan su situación financiera y patrimonial durante un ejercicio fiscal. Este informe financiero obligatorio está compuesto por:
- Balance de situación: Ofrece una imagen de la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, mostrando sus activos, pasivos y patrimonio neto.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Refleja los ingresos, gastos y beneficios de la empresa durante el ejercicio fiscal.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Se recoge cualquier cambio en el patrimonio neto de la empresa como consecuencia de procesos como el reparto de dividendos o ampliaciones de capital.
- Estado de flujos de efectivo: Detalla las entradas y salidas de efectivo de la empresa durante el ejercicio.
- Memoria: Amplía la información contenida en los demás documentos, proporcionando detalles sobre la actividad de la empresa, su modelo de negocio, riesgos y eventos relevantes.
Además de los estados financieros mencionados, es necesario incluir el certificado de aprobación de cuentas por parte de la junta u órgano social competente, el informe de gestión y la aplicación del resultado. El certificado de aprobación de cuentas debe incluir las firmas de los administradores.
Para las empresas que requieren auditoría, también es obligatorio adjuntar el informe de auditoría correspondiente.
Por su parte, para las empresas las empresas que presentan los modelos de cuentas anuales abreviados, no es necesaria la presentación del estado de flujos de efectivo, ni del estado de cambios en el patrimonio neto.
¿Cuándo se deben depositar las cuentas anuales?
La Ley de sociedades de capital (LSC) establece que:
- Las cuentas anuales deben formularse en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social.
- Deberán ser aprobadas en junta general, dentro de los primeros seis meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
- El plazo para el depósito de las cuentas anuales es de un mes a partir de la fecha de aprobación por parte de la junta general de accionistas o del órgano de administración equivalente. El cómputo del mes será de fecha a fecha, por lo que si se llevan los plazos hasta el límite y la junta se celebra el 30 de junio, el último día del plazo es el 30 de julio.
Sin embargo, a pesar de esta obligación, no son pocas las empresas que no realizan el depósito de sus cuentas anuales, a pesar de las graves consecuencias que esto les puede acarrear.
Formato y presentación electrónica de las cuentas anuales
Las cuentas anuales deben presentarse en un formato específico utilizando las plantillas y herramientas proporcionadas por el registro mercantil.
El depósito de las cuentas anuales puede realizarse en los siguientes formatos:
- Papel: Deberán presentarse en una carpeta junto con la instancia de presentación y la certificación de aprobación de cuentas.
- Electrónico: Puede realizarse en formato CD/DVD o de forma telemática. Para ello debe utilizarse el programa D2 que proporciona el Colegio de Registradores, no el Registro.
- Formato XBRL: Se podrá solicitar, si estuviera disponible el depósito en formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Se trata de un lenguaje, de libre uso, basado en los estándares XML. Este lenguaje permite la interoperabilidad y análisis de cualquier tipo de información financiera y empresarial a través de Internet al integrar directamente las reglas de negocio en su desarrollo.
- Formato electrónico único europeo (FEUE/ESEF): Es el formato electrónico en el que están obligadas a presentar sus cuentas anuales las empresas que cotizan en bolsa en la Unión Europea. El formato electrónico único europeo (FEUE/ESEF) también se puede utilizar de forma optativa por las empresas que presentan sus cuentas anuales de forma consolidada. Cuando el grupo sujeto a la obligación de depositar las cuentas anuales consolidadas decida presentarlas en formato electrónico único europeo, por aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad NIC/NIIF, deberá realizarlo mediante la generación del fichero correspondiente, que deberá cumplir las normas y especificaciones de acuerdo a la Taxonomía XBRL del formato ESEF (European Single Electronic Format)."
Novedades en los modelos del depósito de las cuentas anuales
Las novedades que se introducen en los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación provienen de dos resoluciones de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública
- A.1 Cambios en el contenido de la memoria consolidada:
- Se modifica la información relativa al pago a proveedores, incorporando información sobre el número de facturas e importes de las mismas cuyo plazo de pago se encuentre dentro del plazo que se determina en el artículo 4 de la Ley3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas para luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales. También se debe informar de los porcentajes de estos cálculos sobre el número total de facturas e importes.
- A.2 Cambios en los test de errores:
- Se introducen nuevos test de errores con el objetivo de mejorar la calidad de la información de las hojas IDC2.1 y IDC2.2 en donde se identifica la estructura del grupo.
- A.3 Formato electrónico único europeo:
- El fichero para la presentación de las cuentas anuales consolidadas deberá cumplir las normas y especificaciones para la presentación en formato ESEF, incluyendo Taxonomía XBRL y ESEF Conformance Suite.
- A.1 Cambios en todos los modelos (normal, abreviado y pyme):
- A.1.1 Cambios en la hoja de Identificación: Se incluye el número de mujeres y el total de miembros del órgano de gobierno. Se elimina la información relativa al porcentaje por ser redundante.
- A.1.2 Cambios en los test de errores: Se incluyen test sobre el número de mujeres en el órgano de gobierno.
- A.2 Cambios en el modelo Normal:
- A.2.1 Contenido de la memoria normal: Se modifica el apartado 27 y cuadro M27 con información sobre el pago a proveedores (plazo y porcentaje). Se incorpora información sobre el número de facturas e importes de las mismas cuyo plazo de pago se encuentre dentro del plazo establecido por el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. También se informará de los porcentajes que suponen estos cálculos sobre el total número de facturas e importes.
- A.3 Cambios en el modelo pyme:
- A.3.1 Cambios en la hoja medioambiental: Se elimina la referencia a las "emisiones alcance 3".
Estas modificaciones son obligatorias para las cuentas anuales formuladas y aprobadas a partir de la publicación de la Resolución de 23 de abril de 2024.
Por lo tanto, el depósito de las cuentas anuales es una obligación que deben cumplir todas las empresas y los grupos de empresas que consolidan sus cuentas. Conocer los requisitos que debes cumplir para su presentación y las últimas novedades es imprescindible para evitar sanciones y problemas legales.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-