¿Puede la inteligencia artificial ayudar a los contables antes, durante y después de sus vacaciones?

Las ansiadas vacaciones de los contables ya están a la vuelta de la esquina. El mes de agosto suele ser el mes preferido por estos profesionales para el disfrute de unas merecidas vacaciones, y ya faltan solo unas semanas.

Para la mayoría de los trabajadores, las vacaciones son un momento de descanso y desconexión para recargar las pilas y volver al trabajo con renovada energía. Sin embargo, para los contables, dejar el trabajo temporalmente puede ser un desafío debido a la naturaleza crítica de su labor.

Existen notables diferencias en relación a las vacaciones de los contables según donde trabajen:

• En las grandes empresas que cuentan con varios trabajadores en el departamento de contabilidad, el contable que se marcha a disfrutar sus vacaciones puede ser sustituido y las vacaciones no tendrán un excesivo impacto en el trabajo, ya que es realizado mayoritariamente por otros compañeros. 
• En las pymes, al volver tocará un atracón de trabajo para volver a poner todo el trabajo al día otra vez.

Sin embargo, los avances tecnológicos pueden ser un aliado de los contables, ya que la inteligencia artificial (IA) puede ayudarles antes, durante y después de sus vacaciones.

¿Qué hacer antes de irte de vacaciones?

Para que tu ausencia no afecte al ritmo de trabajo de tu empresa y puedas disfrutar de unas vacaciones tranquilas, es importante que planifiques con antelación y tomes las siguientes medidas:

• Deja todo el trabajo al día: Completa todas las tareas urgentes y deja las menos prioritarias apuntadas para que tus compañeros o un sustituto puedan encargarse de ellas durante tu ausencia.
• Informa a tus compañeros y superiores: Comunica tus fechas de vacaciones con suficiente antelación y asegúrate de que tus compañeros sepan cómo contactar contigo en caso de urgencia.
• Prepara un plan de contingencia: Establece un plan de acción para imprevistos que puedan surgir durante tu ausencia. Esto puede incluir delegar tareas en compañeros, dejar instrucciones detalladas por escrito o tener acceso remoto a los sistemas de la empresa.

La IA te puede ayudar con las siguientes tareas antes de marcharte de vacaciones:

• Automatización de tareas repetitivas: La IA puede automatizar tareas rutinarias como la entrada de datos, la generación de informes financieros y la conciliación de cuentas. Esto no solo reduce la carga de trabajo antes de las vacaciones, sino que también asegura que estas tareas continúen sin interrupciones en su ausencia.
• Planificación y programación: Las herramientas de IA pueden ayudar a los contables a planificar y programar sus tareas y proyectos de manera más eficiente. Aplicaciones como asistentes virtuales y calendarios inteligentes pueden optimizar el tiempo y programar recordatorios para realizar determinadas tareas a la vuelta de las vacaciones.
• Análisis predictivo: Aunque la mayoría de los contables saben cuáles son sus momentos de mayor trabajo, la IA puede utilizar el análisis predictivo para identificar periodos de menor carga de trabajo, ayudando a los contables a elegir el mejor momento para tomar sus vacaciones. También puede prever problemas potenciales y sugerir soluciones.

¿Qué hacer durante las vacaciones?

Para disfrutar de unas merecidas vacaciones hay que intentar no revisar correos electrónicos, ni responder a llamadas relacionadas con el trabajo. Sin embargo, debes estar localizable por si surgiera cualquier contingencia importante que requiera de tu ayuda.
Durante tus vacaciones, la IA puede ayudarte de las siguientes maneras:

• Envío de alertas: La IA puede enviarte una alerta si detecta un problema crítico que requiera atención inmediata. También se pueden enviar alertas sobre transacciones sospechosas y previsiones financieras. Es importante definir correctamente que alertas son críticas y necesitan ser resueltas de forma inmediata.
• Respuestas automatizadas: Configuraciones de IA en correos electrónicos y sistemas de mensajería pueden gestionar comunicaciones básicas, responder preguntas frecuentes y dirigir mensajes urgentes a colegas designados. Esto garantiza que los clientes y compañeros de trabajo reciban una respuesta rápida y eficiente incluso cuando el contable está ausente.

¿Qué hacer a tu regreso de las vacaciones?

Al volver de las vacaciones, es importante que te pongas al día rápidamente y te reincorpores al ritmo de trabajo de la manera más fluida posible. Para ello, te recomendamos seguir estos pasos:

• Revisa tu correo electrónico y las tareas pendientes: Dedica un tiempo a revisar tu correo electrónico y ponerte al día de las tareas que se hayan acumulado durante tu ausencia.
• Reúnete con tus compañeros: Mantén una breve reunión con tus compañeros para ponerte al día de los proyectos en curso y de cualquier novedad que haya surgido durante tu ausencia.
• Prioriza las tareas: Haz una lista de las tareas pendientes y priorízalas según su urgencia e importancia.
• Organiza tu tiempo: Planifica tu semana y establece un calendario de trabajo realista para poder completar todas las tareas pendientes.

Al regreso de tus vacaciones, la IA puede ser tu aliada ayudándote de las siguientes formas:

• Resumen de actividades pendientes: A la vuelta de las vacaciones, las herramientas de IA pueden proporcionar un resumen detallado de todas las actividades pendientes y facilitar el análisis de informes. Esto incluye el análisis de informes financieros con IA para facilitar y agilizar el reporting.
• Ayudarte a priorizar tareas: La IA puede ayudar a los contables a priorizar tareas pendientes, organizando los correos electrónicos y proyectos por orden de importancia y urgencia. Esto facilita la reintegración al trabajo.

Por lo tanto, la integración de la inteligencia artificial en las operaciones diarias de los contables puede transformar significativamente la manera en que manejan sus responsabilidades antes, durante y después de las vacaciones. Al automatizar tareas rutinarias, mejorar la planificación y ofrecer soporte continuo, la IA no solo alivia la carga de trabajo, sino que también proporciona tranquilidad y eficiencia. Aprovechar la IA permite a los contables disfrutar de unas vacaciones más relajantes y regresar al trabajo con una transición más suave y organizada.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-