Cómo convertirte en un experto en contabilidad de pymes en 9 pasos

La contabilidad, lejos de ser un mero trámite burocrático, es una herramienta imprescindible para la toma de decisiones estratégicas en cualquier empresa.

La correcta gestión contable puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio, ya que, si la contabilidad no representa la imagen fiel de la empresa y está repleta de errores, no servirá para la toma de decisiones.

Si quieres ser contable o eres propietario de una pyme y deseas entender mejor la contabilidad para conocer mejor tu negocio, a continuación, te explicamos los puntos clave de la contabilidad que debes conocer.

1. Afianza los cimientos: aprende los conceptos básicos de contabilidad para pymes

Antes de profundizar en el mundo de la contabilidad, se deben comprender algunos conceptos básicos de contabilidad. Algunos de estos conceptos serian:

• Activos y pasivos: Los activos son los recursos que posee tu empresa, mientras que los pasivos representan las obligaciones contraídas o deudas. Mantener un balance adecuado entre ambos es esencial para la salud financiera de tu negocio.
• Ingresos y gastos: Los ingresos son las ganancias obtenidas por la venta de productos o servicios, y los gastos son los costes en los que se incurre para generar esos ingresos. La diferencia entre ambos constituye la ganancia o pérdida neta.
• Patrimonio neto: Es la diferencia entre los activos y los pasivos, y representa el valor neto de la empresa.
• Libros contables: Los libros contables sirven para realizar el registro de todas las transacciones de una empresa. Los principales libros que una pyme debe mantener son:

• Libro diario: En él se registran día a día todas las transacciones de la empresa de forma cronológica.
• Libro mayor: Clasifica las transacciones del libro diario en cuentas contables específicas, con apuntes en el debe y en el haber.
• Libro de inventarios y cuentas anuales: Muestran el estado de los activos, pasivos y patrimonio neto en un momento determinado.
• Libros de facturas emitidas y recibidas: En ellos se recogen los datos básicos de todas las facturas que emite la empresa y de las que recibe de sus proveedores y acreedores.

2. Desentraña el lenguaje de las cuentas contables: estudia el plan de cuentas del plan general contable

Las cuentas contables son los pilares que sustentan la contabilidad. Aprende a identificarlas, clasificarlas y registrarlas correctamente en el libro diario. Cada transacción de la empresa, desde una venta, hasta el pago de una factura, queda registrada como mínimo en dos cuentas contables, una al debe y otra al haber, proporcionando un registro histórico detallado de la actividad económica de tu pyme. En el Plan General de Contabilidad se detallan todas las cuentas que necesitas conocer para llevar la contabilidad de tu empresa.

3. Aprende a interpretar las cuentas anuales: saber interpretar los estados financieros te permitirá conocer la situación de tu negocio y te facilitará la toma de decisiones

Saber descifrar el mensaje que esconden el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo, es clave para la toma de decisiones. Estos documentos te revelarán la rentabilidad, la liquidez y la situación patrimonial de tu negocio, permitiéndote tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos y objetivos.

Los estados financieros son informes que resumen la situación económica de tu empresa. Los principales estados financieros que debes conocer son:

• Balance de situación: Muestra la posición financiera y patrimonial de la empresa en un momento específico, incluyendo activos, pasivos y patrimonio neto.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Detalla los ingresos y gastos durante un período determinado, revelando la ganancia o pérdida neta.
• Estado de flujos de efectivo: Indica cómo se generan y utilizan los flujos de efectivo en la empresa, proporcionando información sobre la liquidez.

4. Conoce el funcionamiento de las cuentas contables que se utilizan para las liquidaciones de impuestos: la contabilidad es la base de declaraciones tributarias como el IVA y el Impuesto sobre Sociedades

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) se debe registrar en contabilidad como IVA repercutido cuando se contabilizan las facturas de venta, y como IVA soportado al registrar las facturas de compras. Es fundamental comprender su funcionamiento y realizar correctamente su registro contable, para así poder realizar correctamente las autoliquidaciones de IVA. Además, tu cuenta de resultados será la base para el cálculo del Impuesto de Sociedades.

5. Aprende que son las amortizaciones y su funcionamiento en la contabilidad: repartiendo el coste de adquisición de los activos no se notará tanto en tu cuenta de resultados

Los activos fijos, como maquinaria o vehículos, no se consumen en un solo ejercicio, sino que aportan beneficios a la empresa durante varios años. Las amortizaciones permiten distribuir el coste de estos activos de manera gradual en el tiempo, reflejando su desgaste progresivo. De esta forma cuando compras un activo su coste se distribuye en varios ejercicios, para evitar que la compra de activos de elevado valor impacte de manera significativa en un ejercicio alterando de forma notable su resultado contable.

6. Conoce cómo afectan los inventarios a tu contabilidad: el asiento de variación de existencias modificará tu resultado contable

Los inventarios son el stock de productos o materias primas que posee tu pyme en un momento determinado. Su correcta gestión es crucial para optimizar costes, evitar roturas de stock y garantizar la disponibilidad de productos para atender la demanda de tus clientes. En el asiento de variación de existencias se refleja el consumo de existencias durante el ejercicio trasladando el gasto o ingreso a la cuenta de pérdidas y ganancias.

7. Necesitarás aprender a utilizar un software contable: un buen software contable facilita el registro contable de tus operaciones y el análisis de tus cuentas anuales

Existen numerosas aplicaciones de contabilidad diseñadas específicamente para pymes, que te ayudarán a automatizar tareas, simplificar procesos, reducir errores y mantener tus finanzas organizadas.

Al elegir un software de contabilidad, considera factores como:

• Facilidad de uso: Asegúrate de que sea intuitivo y fácil de usar.
• Integración: Verifica si puede integrarse con otras herramientas que usas, como tu CRM o plataformas de e-commerce.
• Soporte y actualizaciones: Opta por un software que ofrezca buen soporte técnico y actualizaciones regulares.

8. Busca un asesor experto cuando lo necesites: un asesor especializado te ayudará con las dudas que te puedan surgir

No temas pedir ayuda. La contabilidad puede ser un mundo complejo, especialmente al principio. Un buen asesor contable puede guiarte en los aspectos más complejos y darte la tranquilidad que supone contar con un asesoramiento experto.

9. Actualiza tus conocimientos: la clave para el éxito a largo plazo es la formación continua

La contabilidad es un campo en constante evolución. Para mantenerte al día con las mejores prácticas y cambios normativos, es vital invertir en educación y formación continua en materia contable. Asistir a talleres, cursos online y conferencias puede mejorar tus habilidades y conocimientos contables.

Por lo tanto, dominar los puntos clave de la contabilidad te permitirá mejorar tus decisiones empresariales. Con una buena contabilidad no solo cumplirás con tus obligaciones mercantiles y fiscales, sino que también asentaras unos sólidos pilares para el crecimiento y el éxito de tu empresa.

Para todos aquellos interesados en formarse en contabilidad y finanzas, el CEF- pone a su disposición un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera. Además, el Máster en Dirección y Gestión Contable es la formación ideal para todos aquellos que quieran ejercer las máximas responsabilidades en puestos relacionados con la contabilidad y las finanzas.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-