¿Cómo será la factura del futuro?

En un futuro no muy lejano las facturas en papel desaparecerán de las empresas, ya que los beneficios de la emisión de facturas en formato digital son incuestionables.

No solo es una cuestión de beneficios para las empresas, la obligatoriedad de la utilización de la factura electrónica entre empresas, también es un objetivo de la Agencia Tributaria para facilitar el control fiscal y evitar fraudes en la facturación.  

Según el artículo 12 de la Ley 18/2022, (Ley Crea y Crece), publicada en el BOE del 28 de Septiembre de 2022, “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales”. Además, el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.

Cuando se apruebe el reglamento del Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, cuya aprobación está prevista para este año, empezará la cuenta atrás para la implantación de esta obligación:

• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, el plazo para su implantación es al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
• Para el resto de los empresarios y profesionales, producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.

En lo referente a la emisión de tickets y facturas en formato electrónico a particulares cada vez son más las empresas y comercios que ofrecen esta posibilidad a sus clientes.

Modificaciones en los proceso de facturación que emanan del Reglamento Verifactu

El pasado 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, más conocido como Reglamento Verifactu. Su entrada en vigor obligará a la modernización de los sistemas de facturación de empresarios y profesionales y cambiará la estructura de sus facturas.

Este reglamento, que entrará en vigor el 1 de julio de 2025, obligará a las empresas y autónomos a emitir y registrar sus facturas con un formato y una estructura específicos.

Con la entrada en vigor de este Real Decreto, los registros de facturación que sean producidos por sistemas informáticos deben cumplir con los siguientes requisitos legales:

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad.
• Trazabilidad.
• Inalterabilidad.

¿Cómo será la factura con la entrada en vigor del Reglamento Verifactu y de la Ley 18/2022?

En un futuro no muy lejano las facturas tendrán que cumplir con lo siguiente:

• Formato electrónico ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización: La sintaxis de la factura deberá emitirse en formato XML, UBL, EDIFACT o FACTURAE.
•  Código QR: Las facturas deberán contar con un código QR que permita obtener la representación gráfica del contenido parcial de la factura. Además, el código QR servirá para verificar la autenticidad del origen de la factura y también la integridad de su contenido, dificultando su manipulación. En el caso de las facturas electrónicas, esta representación gráfica puede ser sustituida por el contenido que representa el código QR
• Comunicación automática: La factura electrónica deberá enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. La Agencia Tributaria verifica la integridad y autenticidad de las facturas.
• Registro de facturación: Las empresas deberán mantener un registro electrónico de todas las facturas emitidas y recibidas durante el período legalmente determinado.
• Elementos informáticos de seguridad: Se añaden elementos informáticos de seguridad a la factura como hashes encadenados y la firma electrónica, que aseguran que dicho registro no podrá ser modificado, después de producido, sin que quede el correspondiente registro de esa modificación.
• Nuevos campos de información: Las facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”, en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Más allá de los requisitos técnicos, la factura del futuro debe ser:

• Clara, precisa y transparente: La información debe presentarse de forma clara y comprensible para todas las partes implicadas.
• Ofrecer una experiencia de usuario fluida: El proceso de emisión, recepción y gestión de facturas electrónicas debe ser sencillo e intuitivo.
• Garantizar la seguridad y la protección de datos: La factura electrónica debe contar con las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad de los datos.
• Traspasable automáticamente a la contabilidad: El receptor de la factura deberá poder registrarla de forma automática en su contabilidad una vez validada.

Por lo tanto, la factura del futuro combinará el cumplimiento de la normativa, con la innovación tecnológica, ofreciendo una experiencia óptima para empresas, clientes y la Administración Pública que permitirá aprovechar al máximo los beneficios de la digitalización.

Para todos aquellos profesionales que quieran estar al día de todas las novedades en relación a la facturación de las empresas, el CEF.- pone a su disposición el Curso Monográfico sobre el Suministro Inmediato de Información (SII) y Facturación.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-