Cómo automatizar tu contabilidad en siete pasos

La automatización de procesos es una corriente imparable que afecta a todas las áreas de las empresas, incluido el departamento de contabilidad.

La factura electrónica y la próxima obligatoriedad de incluir el código QR en las facturas, facilitarán la automatización de los procesos contables de emisión de facturas y registro de facturas recibidas.

La automatización contable consiste en la aplicación de software y tecnología para automatizar tareas contables, sin que sea necesario “picar” los datos manualmente. Esto puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, y a mejorar la precisión y eficiencia de sus procesos contables.

Automatizar la contabilidad es clave para mejorar la eficiencia y para liberar tiempo de tareas rutinarias hacia otras con mayor valor añadido, como el análisis de estados financieros o el control de gestión.

En cualquier caso, la automatización de tareas contables no es una amenaza para la profesión contable, sino una oportunidad para mejorar la productividad de los contables y transformar su rol hacia un perfil más analítico.

El buen contable siempre tendrá cabida en cualquier organización, pero sus funciones serán más de control de gestión, parametrización de aplicaciones, control de los procesos y análisis de la información contable. En cualquier caso, determinados apuntes contables deberán ser registrados directamente por el contable, debido a su complejidad y por su dificultad para ser automatizados.

Para automatizar la contabilidad de tu empresa necesitas dar los siguientes siete pasos:

1. Realiza una evaluación y análisis de tus procesos contables actuales

Antes de comenzar a automatizar tus procesos contables, analiza tus procesos actuales. Identifica las tareas repetitivas y manuales que consumen más tiempo. Este análisis te proporcionará una base sólida para determinar qué áreas se beneficiarían más de la automatización y así fijar tus objetivos.

Para revisar tus procesos, puedes utilizar una herramienta de mapeo de procesos o simplemente tomar notas de las tareas que se realizan en tu departamento de contabilidad.

2. Define tus objetivos

Antes de empezar a automatizar tu contabilidad, es importante que definas tus objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la automatización? ¿Quieres ahorrar tiempo? ¿Mejorar la precisión? ¿Reducir costes?

Una vez que tengas claro tus objetivos, podrás empezar a elegir el software y la tecnología adecuados.

3. Elige el software y el hardware adecuado para la automatización

Hay una gran variedad de software de contabilidad disponible en el mercado. Investiga y elige las herramientas de automatización contable que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Las opciones van desde sistemas integrales de gestión y contabilidad (ERPs) hasta soluciones específicas para facturación, conciliación bancaria y gestión de gastos.

También puedes necesitar hardware para digitalizar facturas y documentos contables, lectores de códigos QR, contratar nubes para almacenar tus datos, etc.

Es importante elegir un software que se adapte a tus necesidades y presupuesto. Para ello, debes tener en cuenta los siguientes factores:

• Las funcionalidades que necesitas para cumplir los objetivos de automatización que has fijado previamente.
• El tamaño de tu empresa.
• Tu presupuesto.

4. Implementa el software

Una vez que hayas elegido el software, es hora de implementarlo. Este proceso puede ser complejo, por lo que es importante que cuentes con ayuda profesional. Es tan importante el software que se instala como la instalación que se realiza. Un buen software mal implantado puede ocasionar muchos quebraderos de cabeza.

El proceso de implementación suele incluir los siguientes pasos:

• Configuración y personalización del software: dedica tiempo a configurar y personalizar tu software según las necesidades de tu empresa.
• Integración con los sistemas existentes: asegúrate de que las nuevas herramientas se integren sin problemas con tus sistemas existentes, si no los reemplazas. La interoperabilidad es crucial para evitar interrupciones y garantizar una transición fluida hacia la automatización.
• Pruebas: el socio tecnológico con el que cuentes para la instalación, deberá crear un entorno de pruebas y asegurarse de que todo funciona perfectamente.

5. Forma a tus empleados

Garantiza que tu equipo esté capacitado para utilizar las nuevas herramientas de manera efectiva. Proporciona sesiones de formación para asegurarte de que comprenden cómo aprovechar al máximo las capacidades de la automatización y de esta forma minimizar errores.

La formación puede ser proporcionada por el proveedor del software o por un profesional externo, como el CEF.-.

6. Monitoriza los resultados

Una vez que el software esté implementado, es importante monitorizar los resultados para asegurarte de que se están cumpliendo tus objetivos.

Para ello, puedes utilizar diferentes indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo que se tarda en completar tareas.

7. Focalízate en realizar mejoras continuas

La automatización contable es un proceso continuo. A medida que tu empresa crece y evoluciona, es importante revisar tus procesos y tu software de gestión y contabilidad para asegurarte de que siguen siendo adecuados.

Para ello, puedes realizar encuestas a tus empleados, analizar los datos de tu contabilidad y consultar con un experto en automatización contable.

La automatización contable es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y mejorar la eficiencia de sus procesos contables. Siguiendo estos siete pasos, puedes automatizar tu contabilidad e incrementar la productividad del departamento contable en particular y de la empresa en general.

Para todos aquellos que quieran profundizar en el estudio de la Contabilidad Financiera y de Sociedades conforme a los nuevos principios y exigencias del Plan General Contable el CEF.- pone a su disposición el Curso de Contabilidad Avanzada, una formación práctica para comprender cómo se realizan y formulan los estados financieros a partir de las anotaciones contables.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-