No realizar el depósito de las cuentas anuales puede implicar la revocación del NIF

A las negativas consecuencias que puede tener para una empresa no realizar el depósito de sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, se le añade una nueva, la revocación del número de identificación fiscal (NIF) en determinados casos.

No son pocas las empresas que dejan de realizan el depósito de las cuentas anuales, y la Agencia Tributaria quiere acabar con esta práctica. Para ello se desactivará a estas sociedades mediante la revocación del NIF de las empresas reincidentes.

¿Por qué las empresas no realizan el depósito de las cuentas anuales?

Las empresas pueden no realizar este trámite por diferentes motivos, entre los que destacan los siguientes: 

• Inactividad de muchas empresas que sin embargo figuran dadas de alta en el Registro Mercantil.
• No querer que se haga pública la situación de la empresa.
• Simplemente dejadez en el cumplimiento de las obligaciones mercantiles.

¿Cuándo se debe realizar el depósito de las cuentas anuales?

La presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales se debe realizar dentro del mes siguiente a su aprobación, debiendo realizarse  en el registro que le corresponda según el domicilio social de la empresa. El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5 del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 30 de junio, el último día del plazo es el 30 de julio.

En relación a la aprobación de las cuentas anuales la Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece que deberán ser aprobadas en junta general, dentro de los primeros seis meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

¿En qué normativa se regula la revocación del NIF por no realizar el depósito de las cuentas anuales?

El 5 de abril se publicó en el BOE el Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, por el que se modifican diversas normas de carácter tributario.

En su artículo 3 se modifica el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio.

En el punto 16 se establece que se modifican entre otros apartados el 1 del artículo 147, en el  que se especifica que la Administración tributaria podrá revocar el número de identificación fiscal asignado, cuando en el curso de las actuaciones de comprobación realizadas se acredite entre otras circunstancias el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Cuándo entra en vigor la revocación del NIF por no realizar el depósito de las cuentas anuales?

En la disposición final tercera del Real Decreto 249/2023 se establece su entrada en vigor a los veinte días de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», por lo que  como se publicó en el BOE del 5 de abril  de 2023, entrará en vigor el día 25 de abril.

Sanciones a las que se enfrentan las empresas por no realizar el depósito de las cuentas anuales

Además de la revocación del NIF en el caso de reiteración en la falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, las empresas que incumplen esta obligación se exponen a recibir fuertes sanciones.

En el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, se recoge en la Disposición Adicional Undécima, el régimen sancionador por el incumplimiento de la obligación de realizar el depósito de las cuentas anuales.

Además, en el artículo 283 de la LSC se habilita al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, para imponer multas que pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, previa instrucción del expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente.

Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros.

Los criterios para determinar el importe de la sanción, de conformidad con los límites establecidos en el artículo 283 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, serán los siguientes:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

Cierre de la hoja registral por no realizar el depósito de las cuentas anuales

Además de sanciones, hay otros problemas que puede acarrear no realizar el depósito de las cuentas anuales, como el cierre de la hoja registral. Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).

Por lo tanto, la no presentación de las cuentas anuales puede suponer un amplio abanico de problemas para la empresa, por lo que es conveniente cumplir siempre con esta obligación mercantil.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-