7 puntos clave para no convertirte en un acumulador de documentos contables
Acumular facturas, amontonar libros contables, no hacer limpieza de los archivos del ordenador y coleccionar justificantes bancarios, son algunos ejemplos de cómo a un contable se le pueden acumular papeles y archivos, ya innecesarios, que dificultan su trabajo y pueden generar gastos asociados a su almacenamiento.
Acumulando documentos contables nos podemos sentir más seguros, para así poder justificar los apuntes contables realizados, o de cara a una posible inspección de Hacienda, pero tenemos que tener cuidado de no sucumbir al trastorno de acumulación compulsiva.
Este trastorno, lo sufren algunas personas que tienen dificultad para desechar o separarse de objetos, ya que tienen la percepción de que hay que guardarlos porque pueden necesitarlos en algún momento.
Diógenes solo llevaba consigo lo estrictamente necesario, pero a veces cuesta separarse de lo que ya no es necesario y se almacena más de lo que se debe, incluso documentos contables.
Te dejamos siete consejos para evitar acumular más documentación contable de la estrictamente necesaria:
Digitaliza
La digitalización de facturas y otros documentos contables facilitará la búsqueda de éstos cuando sean necesarios y su eliminación cuando dejen de serlo. Además, el tiempo de búsqueda de un documento digitalizado es sensiblemente inferior a un documento archivado. La digitalización también facilita la conservación de los documentos y su protección mediante claves.
Imprime lo menos posible
Piénsatelo dos veces antes de imprimir cualquier documento. Un papel que se imprime puede pasar de la impresora a la mesa, de la mesa a la bandeja de documentos y luego a la papelera o al archivo. Si se guarda en PDF su tratamiento es mucho más sencillo, no se amontona con otros papeles y se es más respetuoso con el medio ambiente.
Mantén tus archivos digitalizados bien estructurados y ordenados
Conviene dedicar unos minutos a planificar la estructura de nuestras carpetas de archivos. El orden de los archivos que almacenemos en nuestro ordenador facilitará su utilización y eliminación.
Revisa tus archivos por lo menos una vez al año
Conviene hacer limpieza de archivos en formato papel y digital por lo menos una vez al año. Podemos caer en la tentación de guardarlo todo en formato digital, pero el almacenamiento en la nube no es gratis y conviene no guardar más de lo estrictamente necesario.
Mantén un equilibrio entre el desorden y el exceso de minuciosidad
El archivo es una tarea que hay que realizar, pero no es una tarea importante, por lo que no hay que dedicarle más tiempo que el estrictamente necesario. Hay que buscar maneras rápidas de archivar ordenadamente la documentación, sin caer en un exceso de minuciosidad, para dedicar más tiempo a otras tareas que generen mayor valor añadido a la empresa.
Envía, recibe y almacena tus facturas de manera electrónica
No es obligatorio conservar las facturas emitidas o recibidas en formato papel, ya que según la Agencia Tributaria, "los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.
Ten en cuenta las obligaciones de conservación de documentación del Código de Comercio y la Agencia Tributaria
Según el artículo 30 del Código de Comercio los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
En relación a las obligaciones de conservación de documentación que indica la Ley General Tributaria (art.66 a 70), se establece que los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales
- Que existan bases imponibles negativas o cuotas compensadas o pendientes de compensación, así como deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, en el Impuesto de Sociedades (artículo 66 bis LGT), ya que Hacienda dispone de hasta diez años para revisar que las bases imponibles negativas declaradas son correctas. Este plazo comienza a contarse desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.
- Que existan facturas de inmovilizado, en cuyo caso se deben de conservar dichas facturas durante todos los ejercicios en los que se realice la amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.
Evita acumular documentos contables y optimiza el tiempo que se dedica al archivo, para dedicar más tiempo a tareas contables de mayor valor para la organización o para tu formación. Conviértete en un profesional de la contabilidad con el amplio abanico de programas formativos en materia contable del CEF.-, entre los que destacan el Máster en Dirección y Gestión Contable y el Curso de Contabilidad Práctica.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero