7 indicadores que delatan una contabilidad no llevada correctamente

Todo el mundo puede trabajar como contable, para otras profesiones se ponen algunas barreras de entrada, obviamente no se puede ejercer de medico sin tener la carrera de medicina, pues se puede poner en peligro la integridad física de las personas. Sin embargo, si una contabilidad no se lleva correctamente, solo se corre el riesgo de matar a una empresa, que no es poco.

Evidentemente, dentro de la contabilidad hay diferentes ligas, de manera que para ser auditor de cuentas, sí se requiere tener una solida formación y experiencia en contabilidad, pero curiosamente, cualquiera puede abrir una asesoría de empresas, aunque por poner un ejemplo, antes haya trabajado de carnicero y no tenga formación en materia contable, en este caso, probablemente haga algunas carnicerías contables, si es que consigue algún cliente.

Formación y experiencia son pues los dos pilares de cualquier buen contable. Si se dan los primeros pasos en esta profesión, se debe de tener una buena formación y con el paso de los años se acumula experiencia, que hace que el trabajo fluya más rápidamente y se minimicen los errores contables que se puedan cometer al iniciarse en este trabajo.

Conviene recordar que en el Plan General de Contabilidad se especifica que la información contable debe ser fiable, por lo que debe estar libre de errores materiales y en el artículo 25 del Código de Comercio se especifica que "todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios". Las dos claves de una buena contabilidad son, por lo tanto, el orden y la fiabilidad.

Pero la información contable, además de estar libre de errores materiales, debe cumplir lo siguiente:

• Ser clara, comprensible y realizada conforme a la legalidad vigente.
• Debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
• Se deben aplicar en su realización de manera sistemática y regular los requisitos, principios y criterios contables recogidos en el Plan General de Contabilidad.
• La contabilización de las operaciones debe atender a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
• Debe ser neutral, es decir, estar libre de sesgos.
• Debe ser integra, para lo cual deben registrarse todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.

En caso de conflicto entre principios contables, prevalecerá el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Sin embargo, los gerentes de las empresas, sobre todo de las pymes carecen en muchos casos de grandes conocimientos contables, por lo que para detectar si su contabilidad tiene errores, pueden utilizar algunos indicadores.

Balance de sumas y saldos con saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas

Con este informe contable se pueden detectar rápidamente cuentas contables con saldo contrario a su naturaleza y otro tipo de errores. Aunque conviene aclarar, que la mera existencia de clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor no implica necesariamente que exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes.

Llaman de los bancos para decir que no cuadra la contabilidad aportada con los datos de la CIRBE

O lo que es peor, ya no llaman y deniegan la financiación. Para evitar este tipo de sobresaltos, con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada.

La CIRBE se puede contrastar con las cuentas contables de los pasivos con entidades de crédito, para así garantizar que no hay errores en la contabilidad y evitar de esta manera, que sea el banco el que nos llame, para decirnos que hay diferencias entre las cuentas aportadas y la información que ellos tienen.

A la hora de realizar esta comprobación hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.

Inspecciones de Hacienda por discordancia entre los diferentes modelos tributarios presentados

La contabilidad de una empresa no es solo el cumplimiento de una obligación mercantil, es también la base para la realización de diversas liquidaciones tributarias, por lo que una deficiente llevanza de la contabilidad puede derivar en un mayor pago de impuestos y en sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

Existen muchas partidas pendientes de aplicación en la cuenta contable 555

Si no se sabe dónde contabilizar un apunte, suele acabar utilizándose la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. El buen contable la revisará periódicamente y aplicará las partidas que se hubieran podido registrar en esta cuenta. Pero en una contabilidad mal llevada, esta cuenta se puede utilizar demasiado, llegando incluso a alterar la imagen fiel de la sociedad, si no se aplican partidas significativas antes del cierre del ejercicio.

No coinciden los saldos de los extractos bancarios con los mayores de las cuentas de los bancos

Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben coincidir con su reflejo contable, por lo que llevar al día las conciliaciones bancarias minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas, se tendrá controlada una parte muy importante de la contabilidad.

Descuadre entre el dinero que hay en la caja y lo que figura en la cuenta contable 570

Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores, ya que, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, o bien falta dinero o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diariamente un aqueo de la caja, será más fácil acordarse de lo que pudo haber motivado el descuadre.

Activos no amortizados correctamente, o sencillamente no amortizados

La correcta amortización del inmovilizado puede afectar no solo al resultado de la empresa, sino al impuesto sobre beneficios. Asegurarse de que se están amortizando correctamente todos los inmovilizados es otro punto clave de control.

Para todo aquel que quiera adquirir los conocimientos mínimos para poder trabajar como contable el CEF.- ofrece a los interesados el Curso de Contabilidad Práctica, pero para todos aquellos interesados en evolucionar a expertos profesionales contables, el Máster en Dirección y Gestión Contable, es un completo programa formativo donde adquirir los conocimientos necesarios para la adecuada dirección y supervisión del departamento contable de una empresa.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-