12 puntos clave para afrontar con éxito la dirección de un equipo de administrativos y contables

La contabilidad es una ciencia que se puede estudiar en los Grados de Administración y Dirección de Empresas, pero la dirección de un equipo de administrativos y contables no es algo que se estudie habitualmente en las carreras universitarias, siendo necesaria la realización de programas de postgrado para poder tener los conocimientos tanto técnicos, como humanos para dirigir con éxito un equipo de administrativos y contables.

La dirección de personas no es una tarea fácil, ya que implica la contratación, organización del trabajo y en ocasiones el despido de colaboradores, pero en lo referente a los profesionales de la contabilidad, también hay que saber gestionar el equipo de trabajo, para que en todo momento se cumplan las obligaciones mercantiles y fiscales de la organización para la que trabajan.

Además hay que sumar la dificultad añadida que supone la falta de conocimientos contables de muchos gerentes, y el desconocimiento por parte de éstos de las tareas que se desempeñan en este departamento, algo que en ocasiones puede provocar injerencias y alteraciones en la operativa habitual.

Para dirigir con éxito un equipo de administrativos y contables se pueden tener en cuenta los siguientes puntos clave:

1. Respeto. El respeto es la base del éxito de cualquier equipo de trabajo, un respeto que tiene que empezar desde el superior hacia los integrantes del equipo, pero que también tiene que ser reciproco. Para ganarse el respeto de los integrantes de un equipo hay que saber liderar ese equipo.
2. Empatía. Para poder ponerse en la piel de un colaborador hay que conocer su trabajo, pero además, también hay que empujar del carro con el resto del equipo cuando sea necesario, ya que prestar ayuda a un compañero cuando éste la necesite es la mejor manera de ser reconocido como líder.
3. Buen ambiente de trabajo. Un buen ambiente de trabajo es clave para poder trabajar cómodamente, pero no solo en lo referente a las oficinas donde se realicen las tareas, sino también en lo personal entre los integrantes del equipo. En este sentido, es importante detectar si dentro del equipo hay trabajadores tóxicos que generen mal ambiente de trabajo y si son identificados reconducir su conducta.
4. Motivación. Las personas no son máquinas, tienen diferentes estados de ánimo que hay que entender y hay que saber cómo motivar a los diferentes integrantes del equipo. Un equipo motivado trasladará su entusiasmo a su trabajo y será más productivo.
5. Trabajo en equipo. Cuanto más grande sea la administración de una empresa, mas tiene que estar vertebrado el equipo. El trabajo tiene que fluir entre los integrantes del equipo, ya que por ejemplo, si no se contabilizan las facturas de los proveedores a tiempo, no se trasladarán a las previsiones de tesoreria los pagos pendientes.
6. Coordinación. Un equipo de administración tiene que funcionar de manera coordinada, para lo cual se deben estudiar los flujos de trabajo y coordinar a los integrantes del equipo para evitar que se produzcan atascos en el trabajo.
7. Formación. Todos los integrantes del equipo tienen que tener una solida formación que debe actualizarse continuamente. Una buena formación es clave en el éxito de un equipo de administración.
8. Solventar las dudas. Preguntar a un superior una duda para realizar correctamente el trabajo y que éste no sepa dar una solución, o no tenga tiempo para resolverla, puede ser muy desalentador. Pero aún hay algo peor, que es que los trabajadores no pregunten a su superior por tenerle miedo. Sin embargo, también hay que saber gestionar las dudas, buscando la autonomía del equipo, ya que a veces puede ser más cómodo preguntar, que buscar la solución y encontrar de manera autónoma la respuesta a la duda.
9. Reparto de tareas. El reparto de tareas entre los miembros del equipo tiene que ser justo, equitativo y adaptado a las diferentes capacidades de cada uno de los integrantes.
10. Cumplimiento de las deadlines. La presentación de diferentes modelos de impuestos y las obligaciones mercantiles de las empresas en lo relativo a la presentación de sus cuentas anuales marcan un calendario cuyas fechas hay que cumplir sí o sí.
11. Integración con el resto de la empresa. El departamento de administración y contabilidad no es un feudo independiente del resto de la organización, por lo que su responsable debe abrirlo al resto de la organización, algo que hará que los integrantes del equipo conozcan el origen de muchos de los apuntes contables que realizan y las problemática de otros departamentos para remitir documentación que puede ser necesaria para la realización de apuntes contables.
12. Remuneración. La justa remuneración por el trabajo realizado es fundamental, sobre todo de cara a evitar una excesiva rotación que puede ocasionar múltiples trastornos y tensiones dentro del equipo.

Para adquirir los conocimientos necesarios para una adecuada dirección y supervisión de un departamento contable y de administración, el CEF.- pone a disposición de los interesados el Máster en Dirección y Gestión Contable, un completo programa formativo donde además de adquirir conocimientos técnicos se estudia un modulo de desarrollo directivo en la dirección contable y administrativa donde se tratan los siguientes temas: inteligencia emocional, gestión del tiempo, organización de reuniones, presentaciones, técnicas de negociación, deontología del directivo, liderazgo, motivación, trabajo en Equipo, comunicación Interpersonal y gestión del conocimiento.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-