7 puntos que te interesa conocer sobre el depósito de las cuentas anuales y la legalización de los libros contables

A mediados de febrero, llegamos al ecuador del plazo para la formulación de las cuentas anuales. Recordemos que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados (art. 253 de la Ley de sociedades de capital). Por lo tanto, con carácter general la fecha límite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.

Con casi todas las obligaciones fiscales del ejercicio anterior cumplidas, puesto que ya solo quedará por presentar en el mes de febrero el modelo 347 (415 para los contribuyentes de las Islas Canarias) y el impuesto sobre sociedades el 25 de julio, los contables, jefes de contabilidad, asesores y directores financieros, que no hayan cerrado ya la contabilidad de sus empresas, dedicarán una parte muy importante de sus esfuerzos a realizar el cierre contable, para poder formular las cuentas, aprobarlas, legalizar los libros contables y realizar el depósito en el registro mercantil.

Para la legalización de los libros contables y el depósito de las cuentas anuales, es conveniente que tengamos claros los siguientes 7 puntos:

Atención a las fechas

La legalización de los libros contables debe realizarse como máximo los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha límite será el 30 de abril.

Las cuentas anuales deberán ser aprobadas por la junta general ordinaria, que debe ser previamente convocada al efecto, para reunirse dentro de los 6 primeros meses del ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

Una vez aprobadas, las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de 1 mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de junio, se depositan el 30 de julio.

¿Por qué se legalizan los libros contables?

El motivo por el que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos. Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.

¿Qué consecuencias puede acarrear a una empresa no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?

En el caso de que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.

Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias para la empresa. No obstante, como es una obligación mercantil, es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.

¿Qué sucede si no se aprueban las cuentas anuales?

Si las cuentas anuales son aprobadas en primera convocatoria, se depositarán en el Registro Mercantil, pero si no son aprobadas los administradores elaborarán otras cuentas anuales con los ajustes oportunos para su aprobación.

En el caso de que no exista aprobación de las cuentas, el artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil establece que si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la junta general, no procederá el cierre registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación.

En cualquier caso, la no aprobación de las cuentas anuales pone en una situación difícil al administrador, ya que si no consigue que las cuentas sean aprobadas, debería renunciar al cargo.

¿Qué problemas puede tener la empresa que no deposita sus cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, el registro mercantil procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).

¿Se puede sancionar a una empresa por no realizar el depósito de las cuentas anuales?

La falta de presentación de las cuentas anuales puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Empresa. Las multas pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, y al no existir constancia de balances, se calculará en función del capital social inscrito. Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros (art. 283 LSC).

¿Cuál es la responsabilidad del administrador en caso de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (art. 225 LSC) y, en consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.

Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Todos aquellos que realicen el Máster en Dirección y Gestión Contable que se imparte en el CEF.- estarán capacitados para realizar con éxito el cierre contable de una empresa, legalizar sus libros de contabilidad y realizar el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero