El impacto de la tecnología en la contabilidad: ¿Cómo están cambiando los procesos contables con la digitalización?
La transformación digital esta impactando profundamente en todos los sectores y el sector de la contabilidad no es una excepción.
La forma en que las empresas gestionan su contabilidad y sus finanzas está evolucionando rápidamente, impulsada por importantes avances tecnológicos que automatizan tareas, mejoran la precisión y facilitan información en tiempo real.
Además, las innovaciones tecnológicas en el sector de la contabilidad vienen acompañadas de importantes cambios normativos. La próxima entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas, que se recoge en la Ley 18/2022, (Ley Crea y Crece), publicada en el BOE del 28 de septiembre de 2022, supondrá un revulsivo para las empresas y los autónomos, obligándoles a digitalizarse.
Según el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales”. Además, el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
La automatización contable permite, desde ahorrar tiempo y recursos, hasta mejorar la gestión del flujo de efectivo, al automatizar procesos como la facturación y la gestión de pagos.
En este artículo, te detallamos cómo la tecnología y la digitalización están cambiando la contabilidad y qué beneficios y desafíos trae consigo esta revolución digital.
Automatización de tareas repetitivas
Uno de los cambios más significativos que aporta la tecnología en el sector contable es la automatización de tareas repetitivas y manuales que consumen tiempo y valiosos recursos.
Antes, los contables se pasaban horas picando datos manualmente y trabajaban con complejas hojas de cálculo, difíciles de actualizar y compartir. El software de contabilidad moderno facilita la automatización de tareas como la entrada de datos, la conciliación de cuentas bancarias, la generación de facturas y la creación de informes. Esto libera tiempo a los contables para que se puedan concentrar en actividades más estratégicas y de un mayor valor añadido, como el análisis financiero, la modelización financiera, la planificación fiscal y el asesoramiento empresarial.
Mayor precisión y reducción de errores
La automatización también ayuda a reducir significativamente la cantidad de errores humanos en los procesos contables. El software de contabilidad y la inteligencia artificial pueden realizar cálculos precisos, verificar la exactitud de los datos y detectar discrepancias potenciales. Esto se traduce en una mayor fiabilidad de la información contable y en una reducción de errores, que pueden ser muy costosos y distorsionar la imagen fiel de la empresa.
Integración de diferentes sistemas utilizados en varios departamentos
La innovación tecnología está facilitando la integración de los diferentes sistemas de gestión que pueden existir en una empresa. Antes, los diferentes departamentos de una empresa a menudo trabajaban de forma aislada, lo que dificultaba la comunicación y la colaboración. Ahora, los sistemas ERP se integran con otros sistemas como los CRM y otros tipos de software y la información fluye de manera más fluida entre los diferentes departamentos. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también proporciona una visión más completa y precisa de la situación financiera de la empresa.
Acceso a información en tiempo real desde cualquier lugar
La tecnología ha hecho posible que las empresas accedan a su información financiera en tiempo real y desde cualquier lugar. Los sistemas de contabilidad basados en la nube permiten a los contables, controllers y directores financieros poder trabajar y consultar el estado de sus finanzas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto permite una mejor toma de decisiones, una gestión financiera más eficiente y una mayor agilidad en la toma de decisiones empresariales.
Nuevos enfoques para el análisis financiero
La tecnología está abriendo nuevas posibilidades para el análisis financiero. Las herramientas de inteligencia artificial y análisis de datos permiten a los contables extraer información valiosa de los datos financieros, identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora. Esto les permite proporcionar mejor información a la dirección y hacerlo más rápido, facilitando de esta forma la toma decisiones más informadas y estratégicas.
Mejoras en la colaboración y comunicación
La tecnología facilita la colaboración y la comunicación entre contables, proveedores, clientes, auditores y otras partes interesadas. Los portales en línea y las herramientas de colaboración permiten crear flujos de trabajo compartidos entre varias personas que pueden trabajar desde diferentes lugares y compartir información contable y financiera de manera segura y eficiente, lo que mejora la transparencia y agiliza los procesos.
Seguridad de los datos y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos contables y cumplir con la normativa en materia de protección de datos también son preocupaciones importantes que deben abordarse adecuadamente.
Con la digitalización de los procesos contables, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo se han vuelto más importantes que nunca. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas y datos estén protegidos contra amenazas cibernéticas y deben cumplir con regulaciones como el reglamento general de protección de datos (RGPD) o La Ley Sorbanes Oxley (SOX) que regula la presentación de informes financieros y la auditoría de las empresas que cotizan en bolsa.
La tecnología ofrece soluciones como la encriptación de datos, el acceso restringido y la monitorización continua para ayudar a garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en el entorno digital.
Nuevos desafíos y oportunidades
Aunque la digitalización ofrece numerosos beneficios para la contabilidad, también presenta algunos desafíos. La implementación de nuevas tecnologías puede ser costosa y llevar tiempo. Además, algunos empleados pueden resistirse al cambio y necesitar formación adicional para adaptarse a las nuevas herramientas y procesos. Es importante abordar estos desafíos de manera proactiva para garantizar el éxito en la transición hacia una contabilidad digital.
Para poder afrontar los nuevos desafíos y aprovechar las oportunidades que se presentan, los contables deben mantenerse actualizados sobre las últimas herramientas, tecnologías y cambios normativos. Además, deben desarrollar las habilidades necesarias para utilizar las nuevas tecnologías de manera efectiva.
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Por lo tanto, la tecnología está transformando el mundo de la contabilidad. La automatización, las mejoras en la precisión, el acceso a información en tiempo real, los nuevos enfoques para el análisis financiero y las mejoras en la colaboración son solo algunos de los beneficios que la tecnología aporta a esta profesión. Los contables que mejor se adapten a las innovaciones tecnológicas estarán mejor posicionados para brindar servicios de valor añadió a sus empresas o clientes y tener éxito en la era digital.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF