Guía para realizar el cierre contable de una gran empresa

La fecha de cierre del ejercicio contable de la mayor parte de las empresas se acerca, ya que salvo excepciones, lo habitual es realizar el cierre del ejercicio contable con fecha del próximo 31 de diciembre, aunque este proceso se puede prolongar durante los primeros meses del año.

Recordemos que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados (Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Por lo tanto, con carácter general, la fecha limite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.

Este hito será vivido por algunos responsables de la contabilidad y directores financieros (CFO) con cierto grado de ansiedad y estrés, mientras que otros llevarán este proceso más relajadamente, gracias a su experiencia y a una mayor preparación del cierre.

Para la realización del cierre contable de una gran empresa hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes puntos clave:

Facilitar la creación de un workflow para agilizar y facilitar el proceso de cierre contable

Un workflow diseñado a la medida de las necesidades de la organización facilitará la colaboración y el flujo de trabajo entre varias personas y diferentes equipos, agilizando de esta manera el proceso de cierre. Un workflow de trabajo permite estructurar la información en diferentes fases de evolución (inicial, en proceso, análisis y completado) y permite definir perfiles de usuario para cada fase del workflow, para que cada usuario pueda realizar su contribución al cierre contable, manteniendo la segregación de funciones requerida por la auditoria.

Realizar los ajustes contables propios del cierre del ejercicio

Los ajustes contables más corrientes que se deben realizar de cara al cierre del ejercicio, suelen ser los siguientes:

• Periodificaciones. La empresa debe efectuar los ajustes contables precisos para que al hallar el resultado se incluyan todos los ingresos y gastos devengados en el período.
• Pérdidas por deterioro de valor, que pudieran sufrir los activos de la empresa. En este sentido, hay que tener claros los supuestos que deben darse para la deducibilidad de las pérdidas por deterioro de los créditos derivados de posibles insolvencias de deudores.
• Provisiones y contingencias por riesgos que pueden afectar a la empresa. En el caso de que la empresa sea consciente de obligaciones futuras o considere que determinados riesgos pueden suponer tener que asumir determinadas obligaciones, la empresa deberá dotar las oportunas provisiones contables. Por ejemplo, en el caso de que la empresa tenga un pleito pendiente con pocas probabilidades de ganarlo, deberá realizar la correspondiente provisión.
• Existencia de ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios. Hay gastos e ingresos que se deben distribuir en varios ejercicios. Por ejemplo, el cobro de un rappel anticipado por el que la empresa se compromete a realizar compras durante varios ejercicios.
• Variación de existencias. La realización del asiento de variación de existencias se realiza para corregir el resultado del ejercicio, al trasladar a la cuenta de resultados los consumos de existencias.
• Ajustes por revalorización de activos y pasivos. En ocasiones, existe la obligación legal de contabilizar la revalorización de activos y pasivos, en cuyo caso hay que realizar un ajuste por la revalorización producida a cierre del ejercicio.  
• Reclasificación de largo plazo a corto plazo de las deudas del balance. Si no se ha realizado el traspaso del largo al corto plazo de las deudas de forma mensual, hay que traspasar al final del ejercicio la parte de las deudas que vencerán el próximo ejercicio.
• Contabilización del impuesto de sociedades. Aunque el impuesto de sociedades no se paga hasta el 25 de julio del próximo año hay que dejarlo contabilizado al realizar el cierre contable.
• Revisión de inmovilizados. La mayor parte de las grandes empresas tienen procedimientos para el control de sus inmovilizados, pero si no es así, se debe comprobar que los inmovilizados que se reflejan en la contabilidad se encuentran en la empresa y siguen siendo operativos.
• Cálculo de las amortizaciones. La empresa debe realizar las amortizaciones, cuya finalidad es imputar el desgaste o depreciación del activo en la medida en la que haya contribuido a generar ingresos para la empresa. Las grandes empresas suelen realizar las amortizaciones de forma mensual para no distorsionar el reporting que realizan mensual o trimestralmente.

Selección del método de consolidación contable

Los métodos de consolidación contable, son procedimientos o técnicas definidos por la normativa mercantil, para la elaboración de los estados financieros consolidados, debiendo aplicarse aquel que mejor refleje la imagen fiel de las cuentas anuales consolidadas. Los métodos que se pueden aplicar son los siguientes: 

• Método de integración global: se aplica a los grupos de sociedades y es el más completo, ya que con este método se incorporan la totalidad de los patrimonios netos y de los gastos e ingresos de las entidades que forman el grupo.
• Método de integración proporcional: se puede aplicar a las empresas multigrupo y es similar al método global, pero en este caso la integración de las diferentes partidas se realiza en la proporción que representan las participaciones de las sociedades del grupo en el capital de las multigrupo o participadas.
• Procedimiento de puesta en equivalencia: es más una técnica que un procedimiento, y se puede aplicar a las empresas asociadas y también a aquellas entidades del grupo excluidas de algunos de los métodos anteriores. Consiste en una actualización del valor contable de la cartera de valores que representa la participación en la entidad.

Homogeneización

La homogenización se realiza en los tres métodos de consolidación (método de integración global, proporcional y puesta en equivalencia) y es un proceso encaminado a que las cuentas a consolidar de las diferentes empresas cumplan lo siguiente:

• Estén expresadas en la misma moneda (en la de la sociedad dominante), por lo que si hay empresas extranjeras habrá que expresar sus estados financieros en dicha moneda.
• Estén referidas al mismo periodo temporal.
• Las distintas sociedades utilicen los mismos criterios contables que la dominante.
• Las operaciones entre empresas deben estar contabilizadas por el mismo importe en las sociedades que han intervenido.
• Las cuentas de las sociedades que consolidan tienen que presentar la misma estructura y utilizar los mismos términos contables.

Antes de pasar a la siguiente etapa de agregación de las cuentas de las sociedades que consolidan, habrá que verificar que se cumplen estos criterios de homogeneidad y si no fuera así, se deben realizar los ajustes necesarios.

Agregación

En esta fase se suman las distintas partidas de balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias  de las sociedades que consolidan. Esta fase se aplica en los métodos de consolidación por integración global y por integración proporcional, aunque en este segundo método los importes correspondientes a las sociedades multigrupo van ponderados por el porcentaje que posee en ellas la dominante.

En el método de consolidación por puesta en equivalencia no se realiza esta agregación, sino que se elimina del balance de la dominante el valor contable de la participación y se sustituye por el porcentaje que le corresponde de los fondos propios de la sociedad participada.

Ajustes y eliminaciones

Una vez se dispone de el balance agregado hay que realizar una serie de ajustes o eliminaciones para depurar las posibles operaciones entre las sociedades del grupo, así como los resultados (positivos o negativos) generados en éstas.

Estos ajustes se realizan en los tres métodos de consolidación, si bien cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades.

Elaboración formal de las cuentas anuales consolidadas

Una vez realizada la homogenización, la agregación, así como los ajustes y eliminaciones necesarios, se procederá a realizar el balance, la cuenta de resultados, el estado de flujos de efectivo y la memoria del grupo consolidado, que serán el producto final resultante de la suma de las cuentas anuales de las sociedades del grupo.

Preparar la auditoría de cuentas

En una gran empresa el director financiero o CFO sabe cuáles son los principales puntos que revisarán los auditores, por lo que de cara al cierre contable, estos puntos deben ser previamente revisados por la empresa. Entre estos puntos podemos destacar los siguientes:

• Conciliación de la cifra de gastos de personal. Se debe conciliar con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo.
• Conciliación de las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA. Se deben conciliar  con las ventas y los gastos registrados en la contabilidad.
• Conciliación de los saldos de las cuentas contables bancarias. Se deben conciliar con el saldo de los extractos bancarios. Las empresas que incorporan los extractos bancarios directamente a su contabilidad ya tendrán realizada esta conciliación, pero tendrán que revisar que todos los apuntes bancarios traspasados tengan correctamente registrada su contrapartida.
• Revisión del balance de sumas y saldos. Con esta revisión se comprobará la integridad de los saldos de todas las cuentas contables de la empresa, con especial incidencia en los saldos de clientes y proveedores.
• Saldos con compañías de grupo. La revisión de los saldos con compañías del grupo suele ser un punto al que prestan especial atención los auditores, por lo que la empresa debe tener conciliadas tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio.
• Arqueo de caja. El dinero que hay físicamente en las cajas de la empresa debe coincidir con los saldos que se reflejan en las diferentes cuentas contables de caja que pueda tener la empresa.
• Revisiones específicas. Se deben revisar los puntos clave que afecten a la contabilidad por su pertenencia a un sector determinado o por las características diferenciales de la empresa.

Facilitar el trabajo de los auditores de cuentas

Las grandes empresas al estar sometidas a la realización de una auditoría de cuentas, tienen que facilitar el trabajo de los auditores, para que estos puedan emitir su informe en el plazo establecido para ello.

Según el artículo 270 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que les fueron entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.

Para facilitar el trabajo de los auditores es clave que los auditores puedan conocer la trazabilidad de las operaciones directamente facilitándoles el acceso al programa contable. De esta forma tanto los auditores como el personal de la empresa ahorrarán tiempo y se podrá controlar mejor el acceso a las revisiones de auditoría.

El CEF.- es consciente de la importancia que para los contables, controllers y financieros tiene contar con una buena formación. Por ello, ofrece a los interesados en formarse en estas aéreas, un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera, así como programas más avanzados como el Máster en Dirección y Gestión Contable.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-