3 fuentes de información externa que contables y financieros deben vigilar

El principal objetivo de la contabilidad es poder agrupar los apuntes contables de las operaciones diarias, para así poder emitir unos estados financieros que representen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Gracias a esta información, tanto los usuarios internos, como los externos, pueden disponer de información útil para tomar decisiones.

Los contables y financieros con responsabilidad en la confección de las cuentas anuales de la empresa se esfuerzan por conseguir que éstas representen la imagen fiel de la sociedad, para lo cual a veces tienen que cotejar sus estados financieros con otras fuentes de información externas.

Aunque las cuentas anuales que las empresas depositan en el registro mercantil son la principal fuente de información a nivel externo, hay tres fuentes de información externa que los responsables de la contabilidad deben cotejar periódicamente, por diferentes motivos.

Certificados de estar al corriente de pagos con las Administraciones Públicas

Los principales certificados de este tipo que se deben solicitar son los siguientes:

Certificado tributario de estar al corriente de obligaciones tributarias

Con la expedición de este certificado se acredita si se está o no al corriente de obligaciones tributarias de acuerdo con el artículo 74 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio.

El resultado de este certificado puede ser:

• Positivo, lo que significa que la empresa se encuentra al corriente de sus obligaciones tributarias.
• Negativo, por lo que se deniega el certificado por alguno de los siguientes motivos:
• Por deudas del solicitante con la Agencia Tributaria.
• Por falta de presentación de declaraciones del solicitante.
• Por los dos motivos anteriores.

Estos certificados pueden ser solicitados a una empresa por sus entidades financieras para la concesión de créditos, o también pueden ser necesarios para optar a contratos con Administraciones Públicas o para poder recibir determinadas subvenciones. Por lo tanto, para evitar sorpresas, se deben solicitar periódicamente, ya que puede haber errores por parte de la Agencia Tributaria o deudas de las que no tenemos constancia.

Si no estás conforme con los datos que forman parte del contenido del certificado puedes realizar una reclamación en el plazo de diez días. Para ello deberás dirigir un escrito solicitando la modificación de la certificación, dirigido al órgano que la haya expedido. Además, deberás adjuntar los elementos de prueba que estimes conveniente para acreditar tu solicitud.

Certificado de estar  al corriente de pagos con la Seguridad Social

La utilidad de este certificado es similar a la del certificado de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y suele utilizarse de forma complementara. Este certificado es necesario para obtener subvenciones, participar en los procesos de concesión de contratos del sector público y para el supuesto de contratas y subcontratas. Además, también puede ser requerido por las entidades financieras o por determinados clientes para trabajar con un determinado proveedor.

Informes generados por entidades de análisis de riesgos empresariales

Una vez que las compañías depositan sus cuentas anuales en el registro mercantil, empresas especializadas en ofrecer a sus clientes informes de información mercantil y financiera descargan esta información para actualizar sus informes. Pero además de nutrirse de las cuentas anuales, disponen de otras fuentes de información, principalmente para conocer el comportamiento de pagos.  

Estos informes son utilizados por todo tipo de empresas, desde pymes a empresas del IBEX. Los proveedores los utilizan, para valorar el riesgo comercial a otorgar a sus clientes y las entidades financieras para la concesión de créditos.

Las principales compañías que realizan este tipo de informes en nuestro país son Informa y Axesor.

Los motivos por los que los contables y financieros deben consultar el informe de su empresa elaborado por estas compañías serian los siguientes:

• Conocer como nos ven nuestros proveedores y las entidades financieras.
• Conocer nuestra situación con respecto a otros competidores.
• Ver si hay alguna incidencia de pago de la que podemos no ser conscientes, por ejemplo multas impagadas u otras incidencias.
• Verificar que la información que se utiliza es correcta, ya aunque estas empresas utilizan tecnología Big Data, para optimizar el tratamiento de toda la información que poseen, puede haber algún tipo de error, así como información desactualizada que nos puede interesar actualizar para mejorar nuestro rating.  

Entre la información sobre comportamiento de pagos de que disponen estas empresas se encuentra la siguiente:

• ICIRED: que es un fichero de morosidad.
• RIJ: siglas de Registro de Impagados Judiciales.
• Fichero RAI: siglas de Registro de impagos de operaciones comerciales.
• Fichero EBE Morosidad: fichero de Experian de morosidad bancaria y multisectorial.
• Incidencias Judiciales: información sobre reclamaciones administrativas, incidencias judiciales y procedimientos concursales.

Informes de riesgos a la Central de Información de Riesgos del Banco de España (CIRBE)

Cualquier persona, física o jurídica, susceptible de figurar como titular de un riesgo declarable a la Central de Información de Riesgos del Banco de España, tales como préstamos, créditos, avales y riesgos en general, tiene derecho a obtener su informe de riesgos.

Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Esto es de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito, aunque hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.

Estos informes son utilizados por las entidades financieras para la concesión de créditos, pero también puede haber algún error en la notificación de la información al Banco de España.

Cuadrar este informe con los datos de nuestro balance, nos puede ayudar a depurar errores en nuestra contabilidad o detectar cualquier error que pueda haber en la CIRBE. 

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-