La factura electrónica vs. el derecho a recibir la factura en papel

Mientras esperamos a la digitalización masiva de las comunicaciones entre las empresas, en las que todas las facturas se reciban en formato electrónico y se contabilicen automáticamente, estas continúan llegando a la mayoría de las empresas por múltiples vías. Recopilar todas las facturas para su contabilización requiere conocer cuáles son todas las vías por las que se reciben, algo que puede entrañar cierta dificultad, ya que estas pueden ser muy diversas.

La última moda es el self service de facturas, que se une a la tendencia de pague la compra usted mismo, sírvase usted mismo la comida o monte usted sus muebles, de manera que cada vez son más las empresas que, en lugar de remitir las facturas a sus clientes, las ponen a disposición de los usuarios en plataformas electrónicas, evitando de esta manera gastos de envío y de papel.

9 formas de recibir una factura

Las facturas pueden llegar a la empresa por diferentes vías:

1. Por correo ordinario.
2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
3. En formato electrónico con una firma electrónica avanzada, que puede ser un certificado reconocido y creado mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, según lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999.
4. Correo electrónico corporativo de la empresa, en formatos que no puedan ser modificados ni alterados, como en PDF, XML, HTML, GIF o JPG.
5. A través de los empleados de la empresa, mediante liquidación de notas de gastos.
6. Como parte justificante de las salidas de caja de la empresa, en los pagos que se realizan directamente a la presentación de la factura.
7. Descargándolas directamente de una plataforma del proveedor o acreedor.
8. En recibos remitidos por las entidades financieras que recogen los datos que debe tener una factura.
9. Entregada personalmente por el acreedor o proveedor, quedando la factura pendiente de pago.

¿Están obligadas las empresas a emitir la factura en formato papel?

Las obligaciones de facturación de los empresarios se regulan en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. En su artículo 9 se especifica que se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, estando condicionada su validez a que el destinatario haya dado su consentimiento a recibirla en este formato.

En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de esta.

Sin embargo, el artículo 63.3 de la Ley general para la defensa de los consumidores y usuarios especifica que el consentimiento del receptor tiene que ser expreso, aunque que sea este expreso no implica necesariamente que sea específico, por lo que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que se firme con un proveedor o acreedor, en el que, con la firma de las condiciones generales, el consumidor acepta recibir facturas electrónicas.

La solicitud del consentimiento deberá precisar la forma en la que se procederá a recibir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación.

En cualquier caso, para las empresas es importante buscar una fórmula de remisión de facturas en formato electrónico, que permita su visualización, impresión, registro contable y archivo, ya que ello supone un ahorro de tiempo y costes muy importante para las empresas.

Además, para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso: contener los datos de emisor y receptor, número y fecha de expedición, descripción de la venta de bienes o prestación de servicios realizada y desglose de las cuotas de IVA, siendo necesario además que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Recordemos que, en lo relativo al envío de facturas a las Administraciones públicas, desde el 15 de enero de 2015, todas las facturas deben ser enviadas en formato electrónico.

El CEF.- consciente de la importancia de las obligaciones de facturación, incluye dentro del Máster en Dirección y Gestión Contable un apartado sobre las obligaciones de facturación, ya que emitir de forma correcta las facturas es un tema de gran importancia para cualquier empresa, que cualquier profesional que quiera especializarse en Dirección y Gestión Contable debe conocer.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero