La tabla dinámica de Excel: un mini big-data al alcance de cualquiera

Hoy en día, es habitual que los programas de contabilidad y gestión permitan la exportación de datos a Excel, de manera que se facilita a los usuarios la manipulación de la información. La exportación de la información a una hoja de cálculo permite de una manera relativamente sencilla la obtención de cuadros de mando, ratios y otros tipos de indicadores.

Además Excel es un programa muy utilizado para la recogida de información, que se cumplimenta directamente en diferentes plantillas de hojas de cálculo, de manera que es habitual que muchas empresas utilicen plantillas en Excel para la gestión de su caja, cobros con TPV, previsiones de tesorería, etc.

El potencial de Excel es tal que prácticamente podríamos decir que permite tener un mini big-data al alcance de cualquiera, ya que una vez están los datos recogidos en una hoja de cálculo, la utilización de las tablas dinámicas facilita el tratamiento de la información y la obtención de informes a medida.

La versatilidad que puede tener, por poner un ejemplo, un simple balance de sumas y saldos, con un buen desarrollo del plan contable de la empresa, puede permitir a la misma explotar los datos de diferentes maneras en función de las necesidades de los usuarios.

¿Qué es un informe de tabla dinámica en Excel?

Las tablas dinámicas permiten resumir rápidamente grandes volúmenes de datos, analizar datos y responder a preguntas sobre estos. Este tipo de informes están especialmente diseñados para:

• Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas.
• Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizados.
• Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
• Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
• Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
• Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

A menudo se utilizan cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y se desea realizar comparaciones distintas con cada número.

7 ejemplos de explotación de datos para la gestión en Excel

Son muchas las aplicaciones que se le pueden dar a los datos que se exportan de un programa de contabilidad a una hoja de cálculo, algunas de las cuales pueden ser las siguientes:

• Depuración de errores, facilitando la detección de saldos contrarios a su naturaleza, principalmente en las cuentas de clientes y proveedores.
• Identificación de las diferentes cuentas contables asociadas a una sección o delegación, intercalando un dígito en dichas cuentas. La extracción de ese dígito con una simple fórmula de Excel facilita la agrupación de la información y por ende el tratamiento de los datos.
• Preparación del “pool bancario”. La extracción de los datos de las deudas de la empresa nos permite confeccionar de una manera rápida el “pool bancario”.
• Exportación de los mayores a Excel para su conciliación. En ocasiones, pueden producirse errores o quedar facturas pendientes de cobro, que se pueden localizar utilizando una hoja de cálculo.
• Si confeccionamos una tabla de Excel para saber nuestras previsiones de pago, su exportación a Excel nos permitirá agrupar los pagos por días, pero además, si catalogamos las salidas de manera que identifiquemos su tipología, podemos aprovecharla también para saber las salidas de tesorería derivadas del endeudamiento de la sociedad, o por costes de personal, compras, etc.
• Control de los TPV. La creación de una tabla dinámica nos permite totalizar los cobros del día.
• Control de financiaciones. Agrupando las financiaciones por líneas y disponibilidad, para lo cual podemos utilizar la combinación de una tabla dinámica con la utilización de fórmulas del tipo SI (FECHA DE VENCIMIENTO < FECHA DE HOY;""; IMPORTE DE LA FINANCIACIÓN), de esta manera solo tendríamos en cuenta las operaciones vivas.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero