9 puntos en los que Excel te puede ayudar con la gestión contable y financiera

La gestión contable y financiera es clave para el buen funcionamiento de cualquier organización, siendo necesario que ésta se apoye en un buen software de gestión y contabilidad, que sea accesible desde cualquier lugar, ya que hoy en día el poder teletrabajar ya no es una opción, es una necesidad.

Sin embargo, por muy potente que sea el software de gestión empresarial que se utilice, Microsoft 365, suele complementar a estas aplicaciones, principalmente por la potencia y versatilidad de Excel, que facilita la exportación y la manipulación de datos, para adaptarlos a las necesidades de sus usuarios.

Microsoft 365, es una nube inteligente y segura,  en la que se encuentran las aplicaciones de office, de manera que facilita el trabajo en equipo y mejora la productividad, ya que permite colaborar a varios usuarios en tiempo real.

El conocimiento y utilización de Excel no es pues una opción, es una obligación, tanto a nivel de la gestión administrativa, como a nivel de la dirección administrativa y financiera, ya que su potencia, además de permitir importantes ahorros de tiempo en la manipulación de los datos, permite diseñar de forma rápida informes y gráficos dinámicos de gran utilidad.

Los directores financieros, controllers y contables se suelen apoyar recurrentemente en Excel, que les sirve de ayuda en la gestión contable y financiera, ya que les facilita las siguientes tareas.

Control financiero de las fuentes de financiación

Excel facilita la elaboración de cuadros de amortización de préstamos, su registro contable y la integración de las cuotas a pagar a las entidades financieras en el presupuesto de tesorería, para de esta manera, tener totalmente controlados los vencimientos de las cuotas. Además, facilita el cálculo de la TAE y el coste del capital, tanto de los recursos ajenos como propios, utilizando para ello las funciones financieras.

También se puede utilizar para controlar el disponible en líneas de crédito,  por ejemplo,  podríamos utilizarla para elaborar un control de disponible en líneas de COMEX, para lo cual podemos utilizar la combinación de una tabla dinámica con la utilización de fórmulas del tipo SI (FECHA DE VENCIMIENTO < FECHA DE HOY;""; IMPORTE DE LA FINANCIACIÓN), de esta manera solo tendríamos en cuenta las operaciones vivas.

Además, también facilita la toma de decisiones financieras, permitiendo realizar comparativas entre productos financieros a corto y largo plazo.

Conciliación de cuentas contables

En ocasiones, la revisión de determinados mayores contables presenta cierta complejidad, siendo de gran utilidad las hojas de cálculo para ir conciliando los movimientos de la cuenta contable.

Elaboración del Pull bancario

La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos de las cuentas contables de los pasivos bancarios facilita la elaboración del pull bancario, que en cualquier caso, debe ser contrastado con la CIRBE.

Elaboración de informes ad hoc

Excel facilita la extracción de datos para la elaboración de informes específicamente elaborados para resolver un problema o con una finalidad precisa y, por lo tanto, no generalizables ni utilizables para otros propósitos. Cada sector y cada empresa tienen sus casuísticas especiales, de manera que requieren diferentes tipos de informes, siendo Excel de gran utilidad para elaborar informes personalizados adaptados a estas casuísticas.

Elaboración de cuadros de amortización

A pesar de que un buen software contable suele facilitar el cálculo de las amortizaciones del inmovilizado, no son pocos los contables que realizan esta tarea en Excel, por su facilidad para realizar el seguimiento de las cantidades amortizadas y pendientes de amortizar.

Elaboración del presupuesto de tesorería

No todos los programas contables facilitan de una manera clara el seguimiento de la tesorería , de manera que Excel es de gran utilidad para facilitar la elaboración y seguimiento de presupuestos de tesorería y elaborar un cuadro de mando que considere: días de cobro, días de pago, liquidación de impuestos y de seguros sociales, etc. Además, se pueden elaborar presupuestos de tesorería con detalle mensual y diario.

Por ejemplo, se podría crear una hoja de previsiones de pagos vinculada a una tabla dinámica, donde la actualización de los saldos bancarios nos mostraría si la tesorería es suficiente en cada banco, o es necesario realizar traspasos de fondos desde otras entidades.  Si se incluyen los préstamos y se refleja este concepto, podemos realizar otra tabla dinámica con las cargas por amortización e intereses totales agrupadas por banco.

Contabilización de salarios

Una plantilla de Excel nos puede facilitar la realización del asiento de nóminas y el control de los empleados, ya que se pueden desglosar los empleados en una tabla, agruparlos en función de los centros de costes para los que trabajen y a partir de ahí generar diferentes informes, entre ellos uno que facilite el registro contable del asiento de nóminas.

Realización y seguimiento de presupuestos anuales

Para la realización de los presupuestos anuales, Excel es una de las herramientas más utilizadas, ya que facilitan mucho la labor determinadas opciones de Excel como el uso de formularios para la gestión de informes financieros, la automatización de informes, la definición de escenarios, el análisis de tolerancia, la función TRANSPONER y el uso del DESREF en los modelos de cash-flow. Además, es de gran utilidad para medir las desviaciones y ayudar a definir las medidas correctoras que encaminen a la organización al cumplimiento de sus objetivos.

Elaboración de cuadros de mando

Un cuadro de mando integral (CMI) ayuda a los financieros, controllers y directivos a controlar la actividad empresarial, monitorizando el seguimiento de los objetivos definidos en el plan estratégico, tanto a nivel general, como de las diferentes áreas, secciones o unidades, utilizando para ello indicadores que permiten detectar y actuar sobre las desviaciones. Además, Excel también facilita la creación de modelos de reporting automáticos, utilizando para ello tablas dinámicas.

Desde su aparición en 1982, Excel lleva ya unas cuentas décadas ayudando a la gestión empresarial, gracias a su constante innovación y mejoras, así como a su adaptación a las necesidades de sus usuarios. Para facilitar la utilización de hojas de cálculo en la gestión administrativa y financiera, el CEF.- ha diseñado el Curso de Excel aplicado a la Gestión Empresarial y Financiera, un programa formativo eminentemente práctico, donde aprender lo que se ecesita saber para el diseño y manejo de diferentes hojas de cálculo.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-