12 utilidades de Excel aplicado a la gestión empresarial que un controller debe conocer

Los programas de gestión y contabilidad son una valiosa herramienta para obtener información para la gestión de las empresas, pero a pesar de que estos cada vez integran más informes, las casuísticas especiales de cada negocio y las necesidades especificas de los diferentes usuarios de la información que se recopila en los sistemas de información de las organizaciones, hacen de la exportación de datos a Excel, una de las herramientas más utilizadas por los controllers, directores financieros y responsables de administración.

Además, el control de gestión es una actividad transversal que abarca diferentes áreas de actividad dentro de una empresa, motivo este, por el que los controllers deben recopilar multitud de datos de todo tipo y convertirlos en información útil para la toma de decisiones. Es por ello, que los informes facilitados por los programas de gestión empresarial, no suelen satisfacer todas las necesidades de un controller, de manera que se hace necesario recurrir a Excel, para  poder manipular la información extraída de una manera más versátil y poder diseñar cuadros de mando a medida.

Sin embargo, en el contexto actual, en el que la inteligencia artificial y los robots buscan abrirse camino en la explotación de los datos de las empresas, se podría pensar que la función de controller puede tener los días contados, sin embargo, nada más lejos de la realidad, ya que su profundo conocimiento del negocio, es necesario para saber qué información extraer, de donde hacerlo y como transformarla para que sea de utilidad. Además, los resultados obtenidos, tienen que ser contrastados para garantizar la fiabilidad de la información, sintetizados y trasladados a los diferentes usuarios, para que puedan tomar las decisiones adecuadas en base a la información facilitada.

La utilización de Excel aplicado a la gestión empresarial lleva ya unas cuantas décadas, ayudando a las empresas. Desde su aparición en 1982, su actualización constante a las necesidades de sus usuarios, ha sido un factor determinante para el éxito de esta aplicación, motivo este por el que su uso esta estandarizado y su dominio es un requisito para optar a muchos puestos de trabajo, entre los que se encuentra el de controller.

El correcto tratamiento en una hoja de cálculo de la información generada en el desarrollo de la actividad de la empresa, puede ayudar a los controllers en la realización de las siguientes tareas:

• Confección de presupuestos y su seguimiento (base cero, flexible...), ayudando a medir las desviaciones que se producen en los presupuestos y definiendo las medidas correctoras que encaminen a la organización al cumplimiento de sus objetivos.
• Servir de base para diseñar y manejar diferentes modelos financieros, utilizando formatos condicionales, representaciones gráficas, definiendo diferentes escenarios y realizando análisis de sensibilidad.
• Presentación de informes ad hoc, es decir informes específicamente elaborados para resolver un problema o con una finalidad precisa y, por lo tanto, no generalizables ni utilizables para otros propósitos. En la realización y supervisión de estos estudios especiales, se debe asegurar el adecuado análisis de las decisiones estratégicas de la empresa y, en particular, las referidas a nuevas inversiones.
• Elaboración de cuadros de amortización de préstamos, cancelación parcial de deudas y cálculo de TAE y coste efectivo.
• Preparación de un balance y la cuenta de resultados previsionales.
• Elaboración y seguimiento de presupuestos de tesorería, definiendo las previsiones de cobros y pagos, las necesidades de financiación y la disposición de líneas de crédito.
• Analizar proyectos de inversión. Excel ayuda a simplificar y mecanizar las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando las mediciones de rentabilidad (VAN y TIR), liquidez, simulaciones, análisis de sensibilidad, etc.
• Definición de cuadros de mando. El cuadro de mando integral (CMI) ayuda a los directivos de las empresas y controllers a controlar la actividad empresarial, monitorizando el seguimiento de los objetivos definidos en el plan estratégico, tanto a nivel general, como de las diferentes áreas, secciones o unidades, utilizando para ello indicadores que permiten detectar y actuar sobre las desviaciones.
• Definición de modelos de reporting automáticos, utilizando para ello tablas dinámicas.
• Medición del impacto de los resultados, dentro del ámbito del control del patrimonio y aseguramiento del valor de la empresa.
• Elaboración de sistemas de información y de alertas para descubrir riesgos potenciales del negocio y poder anticiparse a cualquier situación.
• Obtención, interpretación y control por ratios.

Con el objeto de ayudar a formar profesionales capacitados para utilizar Excel en la gestión empresarial y financiera, que sean capaces de diseñar y manejar diferentes modelos financieros, el CEF.- ofrece a los interesados diferentes programas formativos, entre los que destacan por su utilidad para los controllers, directores financieros y gerentes los siguientes:

• Curso de de Excel aplicado a la Gestión Empresarial y Financiera
• Curso de Perfeccionamiento Profesional para el Controller (PPC)
• Curso de Modelización Financiera
• Curso Monográfico de Planificación Financiera y Control Presupuestario

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero