¿Cómo minimizar el coste de la elaboración de informes contables?

Uno de los principales objetivos de la información contable es que sea útil para la toma de decisiones. Si la información contable que se obtiene en una empresa, deja de cumplir esta premisa, entonces solo es útil para cumplir con sus obligaciones mercantiles y tributarias.

La versatilidad de la información que emana de la contabilidad facilita la emisión del reportig y de todo tipo de informes ad hoc. Sin embargo, la información a medida que se facilita desde el departamento contable, en ocasiones, puede caer en desuso, pero por inercia, se pueden seguir emitiendo determinados informes.

Los informes obsoletos o en desuso se siguen emitiendo, por diferentes motivos, entre los que podemos destacar los siguientes:

• La generación de los informes está automatizada e integrada en un cuadro de mando.
• Cambios en la dirección. Los nuevos directivos son reacios a eliminar los viejos informes, aunque demandan nueva información. El razonamiento es que en algún momento pueden ser útiles, aunque en la práctica no se vuelvan a utilizar.
• Nadie ha dado la orden de que se dejen de enviar determinados informes.
• Las necesidades de la empresa han cambiado y determinada información ya no es útil.
• La eliminación de determinada información supone cambiar el reporting y puede haber diferentes usuarios, que no saben qué tipo de información demandan unos y otros.
• Los informes se generan en complejas hojas de cálculo de Excel que es mejor tocar lo menos posible.

Sin embargo, la obtención de la información contable que se solicita a los contables, responsables de administración o directores financieros no es gratis, y por solicitar una mayor cantidad de información, no tienen porque tomarse mejores decisiones, ya que como dice el refrán, “más vale poco y bueno que mucho y malo”.

Entre los costes de la extracción de información contable, podemos destacar los asociados a su elaboración, revisión y análisis. Estos costes se traducen en horas de trabajo, que la dirección de la empresa tiene que ser consciente, de que si se pagan, tiene que ser porque se obtiene un retorno de utilidad para la empresa.

¿Cómo se puede minimizar el coste de la extracción de informes que emanan del departamento contable?

Para reducir el coste de la información que emana del departamento contable y financiero se pueden tomar las siguientes medidas:

• Automatizar su extracción. Así se minimizan los recursos que se emplean para su obtención.
• Revisar periódicamente la información que sale del departamento contable. Hay que revisar si la información proporcionada sigue siendo de utilidad, o por el contrario se facilita de forma redundante.
• Facilitar la creación de cuadros de mando a los diferentes directivos. Si los diferentes directivos de la empresa cuentan con las herramientas y la formación necesaria, pueden adaptar sus cuadros de mando en función de sus necesidades, sin tener que recurrir al departamento financiero.
• Contar con un ERP o software que facilite la elaboración de informes contables en tiempo real. Si la empresa cuenta con un potente software que automatice en tiempo real la obtención de determinados informes, se obtendrá un importante ahorro de tiempo en la generación de informes.
• Reducir la dependencia de Excel. Las hojas de cálculo son de gran utilidad para la preparación de determinados informes, pero si el reporting puede automatizarse en el programa contable los ahorros serán considerables.
• Desarrollar competencias de análisis de datos (data analytics). Los directivos contables deben convertirse en profesionales capaces de transformar la ingente cantidad de datos con los que cuenta una empresa en conocimiento para la toma de decisiones.
• Implantación de herramientas de inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence). Estas herramientas se basan en la utilización de los datos extraídos de distintas áreas de la empresa, para generar conocimiento del negocio útil para la toma de decisiones empresariales. Para poder explotar los datos contables y de gestión que se encuentran en un ERP o en un programa contable, son fundamentales las herramientas de business intelligence así como Power BI.

Por lo tanto, el conocimiento, la formación y el uso de unas adecuadas herramientas agilizarán notablemente la obtención de la información y su análisis, abaratando su extracción al emplearse menos tiempo en todo el proceso.

Las demandas de información crecen, por lo que minimizar el tiempo necesario para la obtención de información es un factor determinante para la competitividad de las empresas y en la empleabilidad de los profesionales contables.

El CEF.- es consciente de la importancia que para los contables y financieros tiene contar con una buena formación. Por ello, ofrece a los interesados en formarse en estas aéreas, un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera. En el CEF.- puedes encontrar desde programas monográficos como el Curso de Contabilidad Práctica a programas más avanzados como el Máster en Dirección y Gestión Contable.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-