7 motivos para realizar el depósito de las cuentas anuales antes del 30 de julio

La Ley de sociedades de capital especifica que las cuentas anuales deberán ser aprobadas en junta general, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Las cuentas una vez aprobadas deberán ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa, dentro del mes siguiente a su aprobación, según se especifica en el artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y el 279 de la Ley de sociedades de capital. El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5 del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 30 de junio, el último día del plazo es el 30 de julio.

Además de presentar las cuentas anuales para su depósito, los administradores de la sociedad tienen también que presentar en el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmados, y de aplicación del resultado.

Tanto el envío de los depósitos de las cuentas, como la legalización de los libros se pueden realizar con cualquier certificado que sea válido (FNMT, DNI electrónico, etc.).

Según las estadísticas del colegio de registradores, en el año 2016 realizaron el depósito de las cuentas anuales 1.143.120 empresas, de las cuales 83.382 eran sociedades anónimas, 1.047.650 sociedades limitadas, y 12.088 tenían otra forma societaria, lo que supone un incremento de un 3,4% con respecto a las 1.105.635 sociedades que realizaron el depósito el año 2015.

¿Por qué se debe realizar el depósito de las cuentas anuales dentro del plazo legalmente establecido?

Si bien la mayoría de las empresas cumple con la obligación mercantil de presentar sus cuentas anuales en el plazo establecido, no son pocas las que se retrasan, tratándose en ocasiones como un asunto de poca importancia. Sin embargo, las consecuencias de no realizar el depósito de las cuentas anuales puede acarrear graves consecuencias, siendo las siguientes las más destacadas:

1. Es un requisito legalmente establecido, por lo que si no se realiza el depósito de las cuentas anuales en el plazo establecido en la normativa, estaríamos incumpliendo la legislación vigente.
2. Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).
3. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, puede imponer multas que pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, y al no existir constancia de balances, se calculará en función del capital social inscrito. Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros (art. 283 LSC).
4. Las empresas especializadas en la realización de informes de solvencia no tienen información para realizar sus análisis de riesgos, por lo que esto será un punto negativo para los usuarios de este tipo de servicios, principalmente bancos y proveedores que nos pueden restringir el crédito.
5. Tampoco se podrán aportar en el caso de que nos sean requeridas directamente por una entidad financiera, o por algún proveedor importante, de cara a la concesión de créditos por parte de las entidades bancarias o por parte de los proveedores.
6. En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (art. 225 LSC) y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados por este.
7. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoría si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

La formación contable ha sido desde su fundación una de las prioridades del CEF.-, por lo que en los programas formativos del área contable del Centro de Estudios Financieros se trata la formulación y depósito de las cuentas anuales. Se pueden realizar cursos de especialización como el Curso de Técnico Contable y diferentes Másteres, como el Máster en Auditoría de Cuentas y el Máster en Dirección y Gestión Contable.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero