Contabilización de la factura de un proveedor intracomunitario: Diferencia entre inscritos en el ROI y los que no lo están

El incremento de los costes del transporte motivado por el incremento del precio del petróleo, unido a las tensiones geopolíticas a nivel global, supondrán un refuerzo del comercio con los países de la Unión Europea, lo que implica para la empresas recibir y emitir un mayor número de facturas de operaciones intracomunitarias.

Cada vez es más habitual que las empresas, incluidas las pymes, realicen compras intracomunitarias, muchas de ellas utilizando para ello plataformas de comercio electrónico. Todas estas compras deben ser correctamente contabilizadas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:

• Comprobar que el proveedor se encuentra inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
• Comprobar que la factura esta correctamente emitida.
• Contabilizar la factura diferenciando entre las dos casuísticas posibles:

• Tanto la empresa que recibe la factura como el que la emite están dados de alta en el ROI.
• El que la emite o el que la recibe no figuran dados de alta en el ROI.

¿Qué es el ROI y por qué es tan importante para contabilizar la factura de un proveedor intracomunitario?

El primer paso que deben dar las empresas o profesionales que deseen realizar tráfico intracomunitario de mercancías es darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), para lo cual deben presentar una declaración censal, utilizando el modelo 036.

Con el alta en el ROI, la empresa obtendrá el NIF-IVA que es necesario para poder realizar operaciones intracomunitaria y poder deducirse el IVA en el caso de las facturas recibidas y en el caso de que se sea el emisor de la factura, poder emitirla sin IVA.

Si el vendedor o el comprador no figuran dados de alta en el ROI, la factura deberá expedirse con el IVA del país del vendedor.

El Registro de Operadores Intracomunitarios forma parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores y en él se deben dar de alta las personas o entidades que tengan asignado el NIF-IVA y que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:

• Que vayan a realizar compras y ventas intracomunitarias de bienes sujetas al IVA;
• Que vayan a adquirir servicios prestados por empresarios o profesionales intracomunitarios;
• Que vayan a prestar servicios a profesionales o empresarios intracomunitarios.

¿Cómo comprobar que el proveedor que emite una factura figura dado de alta en el ROI?

Para comprobar que un proveedor se encuentra dado de alta en el ROI se puede realizar la consulta a través de la página web de la Agencia Tributaria o a través del VIES que se encuentra en la página web de la Comisión Europea.

El VIES es un sistema electrónico de validación de números de IVA de los agentes económicos registrados en la Unión Europea para operaciones transfronterizas de bienes y servicios.

El NIF-IVA empieza por las iníciales del país, por ejemplo, en España empiezan por ES.

Antes de realizar una entrega intracomunitaria a una empresa de otro Estado miembro de la Unión Europea, lo primero que se debe hacer es comprobar que el NIF-IVA del cliente es correcto y está registrado en VIES, ya que en caso contrario la factura deberá facturarse con IVA.

Contabilización de las facturas intracomunitarias con IVA o sin IVA

A la hora de contabilizar una factura de un proveedor intracomunitario se pueden dar las siguientes casuísticas:

Emisión de factura sin IVA. En este caso, tanto el cliente como el proveedor deben figurar dados de alta en el VIES. Aunque la factura no lleve IVA, se contabilizará calculando el IVA soportado que debería tener y se repercutirá el mismo tipo de IVA.

El asiento contable sería de la siguiente forma:

Al realizar este asiento, el efecto del IVA resulta neutro, ya que no se produce liquidación alguna, pero se deber reflejar así para trasladarlo correctamente al modelo 303.  

Emisión de la factura con el IVA del país de origen. Si el proveedor o el cliente no figuran dados de alta en el VIES, el proveedor debe emitir la factura con el IVA del país de origen, contabilizándose en este caso el impuesto como un mayor valor de la compra.  

En el mismo ejemplo anterior, el IVA se contabilizaría como un mayor gasto:

Por lo tanto, cuando se emite una factura a una empresa o profesional intracomunitario se debe comprobar si el cliente está de alta en el censo VIES o no, para emitir la factura con o sin IVA. Pero también, conviene revisar si las facturas emitidas por los proveedores intracomunitarios se han emitido de forma correcta, ya que se puede dar el caso de que la emitan con IVA y ambos estén dados de alta como operadores intracomunitarios, o que la emitan sin IVA cuando debería tenerlo al no estar inscrita nuestra empresa en el ROI.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-