¿Se puede contabilizar una factura rectificativa sustitutiva o de abono con signo negativo?

A veces no todo es blanco o negro, por lo que en la contabilización de las facturas rectificativas hay algunos puntos que conviene aclarar, ya que es relativamente frecuente que surjan dudas en relación con este tipo de facturas, pudiendo llevarse bien la contabilidad, aunque se realicen apuntes contables de manera diferente.

Lo primero que conviene aclarar es que desde el año 2013, la Agencia Tributaria considera que las facturas de abono son un caso especial de factura rectificativa, por lo que la única diferencia entre un abono y una factura rectificativa es que los abonos se hacen con signo negativo y las facturas rectificativas con signo positivo. Por lo tanto, nos podemos encontrar con los siguientes tipos de facturas:

• Facturas rectificativas sustitutivas. Recogen los datos y cantidades correctos que deberían figurar en la factura.
• Facturas rectificativas de abono. Se especifica la cantidad con importe negativo a abonar.

¿Cuándo deben emitirse las facturas rectificativas?

Deben realizarse este tipo de facturas, cuando a la factura original le falte algún dato de los que se especifican como obligatorios en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, publicado en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Algunos de los supuestos en los que se deben realizar facturas rectificativas son, por ejemplo, un error en el tipo de IVA,  error en los datos identificativos del cliente, en el CIF o en las cantidades.

También deben emitirse cuando se realicen modificaciones de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, o cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente. Entre los supuestos que se recogen en este artículo nos encontramos los siguientes casos:

• El importe de los envases y embalajes susceptibles de reutilización que hayan sido objeto de devolución.
• Los descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado siempre que sean debidamente justificados, entre los cuales se encuentran las facturas de rappels.

En las facturas rectificativas se debe mencionar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación, debiendo figurar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada.

Este tipo de facturas anulan la totalidad de las facturas ordinarias que corrigen, aunque la factura que la originó sigue teniendo validez, de manera que debe declarase también, junto con su anulación y la factura rectificativa.

Contabilización con signo negativo vs realización de un contraasiento de una factura rectificativa

En la consulta 6 del BOICAC 96/2013 sobre la contabilización de las devoluciones de ventas, en la que se pregunta sobre el tratamiento contable de las devoluciones de ventas y, en concreto, sobre la posibilidad de efectuar asientos con un importe negativo, se especifica que en el Plan General de Contabilidad (PGC) aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, en su quinta parte donde se incluyen los principales motivos de cargo y abono de las cuentas propuestas, no se contempla la posibilidad de efectuar un asiento por un importe negativo, aunque en el modelo de cuenta de pérdidas y ganancias figure la partida 1.a) Ventas, en la cual se integra el subgrupo 70, dentro del cual forma parte la cuenta 708. “Devoluciones de ventas y operaciones similares”, con signo negativo.

Por tanto, según el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) el reflejo contable de las devoluciones de ventas se realizará cargando la cuenta 708. "Devolución de ventas y operaciones similares" con abono a la cuenta del subgrupo 43 que corresponda o a la correspondiente cuenta del subgrupo 57.

Sin embargo, a pesar de la opinión de este acreditado organismo, la contabilización en negativo esta tan extendida, que incluso en algunos programas contables como Sage 50 es la forma que tienen de registrar este tipo de operaciones, a no ser que se introduzcan los apuntes de manera manual, sin utilizar el asistente de ventas o compras.

Una de las principales razones para la contabilización con asientos negativos, es que resulta de gran ayuda en las conciliaciones de saldos y cuando se exportan datos de los mayores a hojas de cálculo.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-