7 consejos para tener un feliz año nuevo contable

Un año se acaba para los contables y comienza la temida cuesta de enero, en la que se juntan la apertura de un ejercicio contable, con el cierre contable del ejercicio anterior, la presentación de autoliquidaciones tributarias y además declaraciones informativas.

Los contables más previsores habrán anticipado muchas tareas en el mes de diciembre para, cuando toquen las campanadas de fin de año, poder prestar la máxima atención al nuevo ejercicio contable.

Adiós 2021, tus cuentas anuales próximamente serán depositadas en el registro mercantil y poco a poco caerás en el olvido. Serás recordado solo unos años más, sobre todo en 2022, cuando aparezcas junto a los balances del nuevo año.

Volviendo al 2022, para tener un feliz año contable, podemos seguir algunos de los siguientes consejos:

Digitaliza tus procesos contables

Destierra tus papeles, piénsatelo antes de imprimir. Para ello puedes hacer algunas de las siguientes cosas:

• Instala otro monitor que te facilite la contabilización.
• Crea archivos digitales, ya que es mucho más cómodo que imprimir, contabilizar y archivar. La digitalización también facilita la conservación de los documentos y su protección mediante claves.
• Planifica y ordena la estructura de las carpetas de archivos. El orden de los archivos que almacenemos en nuestro ordenador facilitará su utilización y eliminación.
• Solicita y emite facturas en formato electrónico.
• Importa directamente tus extractos bancarios a tu programa contable o descárgatelos en PDF.
• La digitalización de facturas y otros documentos contables te facilitará la búsqueda de éstos cuando sean necesarios y su eliminación cuando dejen de serlo.

La digitalización del área contable es de gran ayuda para reducir los tiempos de la operativa contable y acelerar de esta manera los procesos contables.

Libérate de documentos contables inservibles

Acumular facturas, amontonar libros contables, no hacer limpieza de los archivos del ordenador y coleccionar justificantes bancarios, son algunos ejemplos de cómo a un contable se le pueden acumular papeles y archivos, ya innecesarios, que dificultan su trabajo y pueden generar gastos asociados a su almacenamiento.

Acumulando documentos contables nos podemos sentir más seguros, para así poder justificar los apuntes contables realizados, o de cara a una posible inspección de Hacienda, pero tenemos que tener cuidado de no sucumbir al trastorno de acumulación compulsiva.

Este trastorno, lo sufren algunas personas que tienen dificultad para desechar o separarse de objetos, ya que tienen la percepción de que hay que guardarlos porque pueden necesitarlos en algún momento. Si conservamos solo lo necesario, seremos más felices, ya que perderemos menos tiempo gestionando archivos físicos o digitales innecesarios.

Solo se debe conservar la documentación contable el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones fiscales y mercantiles. Además, no es obligatorio conservar las facturas emitidas o recibidas en formato papel, ya que según la Agencia Tributaria, "los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.

Cuida tu salud física y mental

Tu salud es lo primero, si no te encuentras bien física y mentalmente esto afectará de manera negativa a tu trabajo.

La realización de yoga, técnicas de relajación y mindfulness te pueden ayudar a mejorar tu concentración, focalizar tu atención, mejorar tu resiliencia, y en definitiva a ser más productivo. Además, estas técnicas te ayudan a regular tus emociones y a cuidar tu salud mental.  

La realización de ejercicio físico también te ayudará a sentirte mejor, no solo físicamente, sino también mentalmente.

También es conveniente seguir las recomendaciones de las autoridades sanitarias para minimizar el riesgo de contagio de la covid-19.

Mantén tu trabajo siempre al día

La pandemia nos puede afectar en cualquier momento, bien diezmando nuestra oficina por  contagiados, o bien, por cuarentenas de contactos de contagiados, trastocando así nuestra operativa diaria. Por ello, debemos dejar nuestro trabajo siempre al día, como si al día siguiente nos fuéramos a ir de vacaciones.

Así, cualquier contratiempo será mucho más fácil de manejar y tendremos más tiempo de reacción si tenemos nuestras tareas al día.

Prepárate para el teletrabajo

El teletrabajo va y viene en función de las circunstancias y de la evolución de la pandemia. Pensábamos que volvíamos a la oficina para quedarnos, pero hay que estar preparados para poder trabajar, en cualquier momento, desde cualquier lugar.

Además es necesario reforzar el conocimiento y la formación de determinadas herramientas colaborativas que te interesa conocer para teletrabajar con éxito.

Exprime al máximo tu programa contable y automatiza tus procesos

Una buena parametrización de tu programa contable te hará más feliz, ya que te facilitará la operativa diaria. Emplear tiempo en la correcta parametrización del programa contable no es un gasto de tiempo, sino una inversión de tiempo muy rentable. Además, la automatización de tareas de poco valor añadido, como la digitalización y contabilización automática de las facturas de los proveedores, te permitirán liberar tiempo para otras tareas.

Afina tus previsiones de tesorería

Muchos contables se ocupan de la tesorería de sus empresas, por lo que hay que asegurarse de que las cuentas bancarias tendrán liquidez suficiente. Para ello, conviene no esperar al último momento para hacer traspasos de fondos, para así evitar sobresaltos ante cualquier imprevisto.

En resumen, cuida tu salud y la de tu contabilidad. Se previsor llevando tu trabajo al día, prepárate para trabajar desde cualquier lugar y procura optimizar el tiempo que empleas en tus procesos contables. 

Y por último, otro importante consejo es cuidar tu formación, para mantener actualizados tus conocimientos. Con el amplio abanico de programas formativos en materia contable del CEF.-, entre los que destacan el Máster en Dirección y Gestión Contable y programas más específicos como el Curso de Contabilidad Práctica, tendrás a tu alcance todo lo que necesitas para mejorar profesionalmente.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-