7 consejos para acelerar tus procesos contables

Un buen contable siempre será más eficiente que un robot, pero en vez de combatir en una batalla con las máquinas y la tecnología, es conveniente aliarse con ellas, para así poder aprovecharse de las sinergias que existen entre ambas partes.

La digitalización del área contable es de gran ayuda para reducir los tiempos de la operativa contable y acelerar de esta manera los procesos contables, algo que no necesariamente tiene que suponer la reducción de profesionales de la contabilidad, sino la liberación de tiempo para la realización de tareas con un mayor valor añadido.

Hace no tantos años se produjo una revolución aún mayor en la profesión contable cuando se pasó de realizar los libros de contabilidad a mano, a la llevanza de la contabilidad en programas contables pero sin embargo, el número de contables no ha parado de aumentar desde entonces.

En cualquier caso, la profesión contable se enfrenta en los próximos años a importantes retos, por lo que conviene minimizar los tiempos que se emplean en la contabilización de operaciones, automatizando determinados procesos contables.

Para acelerar los procesos contables, se pueden seguir algunos consejos.

Mantén en orden los papeles contables y archivos digitales

La falta de orden dificulta la operativa contable. Para ahorrar tiempo, cada documento contable debe estar en su lugar, y este lugar, si es posible, debe ser un archivo digital, bien planificado y estructurado. La digitalización de facturas y otros documentos contables facilitará la búsqueda de éstos cuando sean necesarios y su eliminación cuando dejen de serlo. Además, el tiempo de búsqueda de un documento digitalizado es sensiblemente inferior a un documento archivado. La digitalización también facilita la conservación de los documentos y su protección mediante claves.

Planifica detalladamente el plan contable de la empresa

La correcta planificación del plan contable de la empresa optimizará la operativa contable, ya que facilitará la utilización de las diferentes cuentas que intervienen en la confección de los asientos contables. Es por ello, que siempre que se inicie la llevanza de una contabilidad, es conveniente dedicar algo de tiempo a la planificación del plan de cuentas de la empresa, ya que esta inversión de tiempo, nos permitirá ahorrar mucho más, cada vez que se contabilice un asiento contable.

Una buena definición del plan contable, en la que por ejemplo, la denominación y numeración de las cuentas de los pasivos bancarios facilite la exportación a Excel para la elaboración del pool bancario, puede suponer importantes ahorros de tiempo. Además, si en la denominación se incluye el número de préstamo, se facilitará su identificación en el extracto bancario y su contabilización.

Mantén tu mesa despejada de documentos y tu material de trabajo a mano

Un robot de una cadena industrial no se pone a andar por una nave industrial para buscar los materiales que necesita, generalmente son brazos robotizados a los que se le acercan los materiales a ensamblar. De la misma manera, un contable debe optimizar sus movimientos, por lo que debe tener a mano todo lo que necesite para la realización de su trabajo diario, procurando así minimizar los desplazamientos dentro de la oficina.

Además, cada documento debe estar en su lugar, procurando tener la mesa despejada de papeles que puedan interferir en el trabajo que se está realizando. Solo se debe tener sobre la mesa los papeles con los que se esté trabajando.

Utiliza dos monitores si te facilita la operativa contable

Tener que estar minimizando ventanas e imprimiendo determinados documentos, puede evitarse utilizando dos monitores, de manera que en uno puede estar abierto el programa contable y en el otro una factura de un proveedor o acreedor que hay que contabilizar.

Súbete a la nube y teletrabaja

La pandemia generada por la Covid-19 ha propiciado el teletrabajo contable. A estas alturas, raro será el contable que no se puede conectar por escritorio remoto a su puesto de trabajo, o acceder directamente a un programa contable en la nube. El poder trabajar desde cualquier lugar con conexión a Internet facilita el teletrabajo, de manera que los contables que teletrabajen pueden reducir los tiempos que dedican a desplazamientos al centro de trabajo.

Parametriza correctamente el programa contable

Vísteme despacio que tengo prisa. Emplear más tiempo en la correcta parametrización del programa contable no es un gasto de tiempo, es una inversión de tiempo muy rentable. Entre las tareas que hay que realizar para parametrizar correctamente nuestro programa contable nos encontramos con las siguientes:

• Definición de cuentas y mantenimientos de tipos de IVA y retenciones. La correcta definición de las cuentas de IVA, así como su asignación al tipo de IVA correspondiente, es un factor clave para evitar errores contables que se puedan trasladar a los modelos 303 y 390. Además, las retenciones deben de estar bien definidas y actualizarse en caso de que se produzcan modificaciones en los tipos de retención, para así poder realizar la correcta presentación de los modelos 111, 190, 115, 180, 123, 193, etc.
• Definición y realización de asientos predefinidos. La rapidez a la hora de contabilizar asientos y hacerlo correctamente y sin errores es una de las virtudes de un buen contable. Para agilizar el proceso de contabilización, la definición de plantillas con asientos predefinidos facilitará y agilizará la contabilización de determinados apuntes contables recurrentes.
• Definición de conceptos en los asientos.  La definición de conceptos en los asientos evitará tener que introducirlos de manera manual, reduciendo también el tiempo empleado para la entrada de asientos contables.
• Configuración de modelos fiscales. Para que los programas contables puedan generar directamente los modelos fiscales y sin errores, es necesario que éstos se encuentren correctamente configurados y con todos los datos identificativos del declarante. Por ejemplo, es necesario especificar si la empresa se encuentra acogida al Suministro Inmediato de Información (SII), configurar los apartados habilitados para el IGIC si la empresa se encuentra ubicada en las Islas Canarias, configurar correctamente los arrendamientos en el modelo 347, etc.

Contabiliza automáticamente las facturas de proveedores y extractos bancarios

La digitalización y contabilización automática de las facturas de los proveedores reducen notablemente los tiempos empleados en la realización de una tarea de poco valor añadido para la empresa. En cualquier caso, hay que asegurarse de que la contabilización de las facturas se realiza de manera correcta.

Por otra parte la importación de extractos bancarios al programa contable, mediante la descarga de los movimientos bancarios, permite cuadrar los bancos más rápidamente al facilita el proceso de la conciliación de las cuentas bancarias.

Pero lo más importante de todo es tener un buen contable, que sea fiable y fiel, para lo cual, también es importante que este bien remunerado, ya que si la empresa cambia de contable con frecuencia los procesos contables se ralentizarán.

Ganar tiempo y acelerar tus procesos contables te permitirá dedicar más tiempo a tareas contables de mayor valor para la organización. Conviértete en un profesional de la contabilidad con el amplio abanico de programas formativos en materia contable del CEF.-, entre los que destacan el Máster en Dirección y Gestión Contable y el programas formativos en materia contable, desde un Curso de Contabilidad Práctica.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-