No realización del depósito de las cuentas anuales: sanciones y cierre de la hoja registral

A pesar de las negativas consecuencias que puede tener para una empresa no realizar el depósito de sus cuentas anuales en el  Registro Mercantil, no son pocas las empresas que dejan de realizan este trámite, incumpliendo con esta obligación.

Las empresas pueden no realizar este trámite por diferentes motivos, como dejadez o no querer que se haga pública la situación de la empresa, pero el principal motivo suele ser la inactividad de muchas de ellas que sin embargo figuran dadas de alta en el Registro Mercantil.

La presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales se debe realizar dentro del mes siguiente a su aprobación, debiendo realizarse  en el registro que le corresponda según el domicilio social de la empresa. El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5 del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 30 de junio, el último día del plazo es el 30 de julio.

En relación a la aprobación de las cuentas anuales la Ley de sociedades de capital (LSC) establece que deberán ser aprobadas en junta general, dentro de los primeros seis meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

Sanciones a las que se enfrentan las empresas por no realizar el depósito de las cuentas anuales

La entrada en vigor el 31 de enero de 2021 del Reglamento de Auditoría de Cuentas que desarrolla la Ley 22/2015, de 20 de julio, recoge en la Disposición Adicional Undécima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, el régimen sancionador por el incumplimiento de la obligación de realizar el depósito de las cuentas anuales.

En el artículo 283 de la LSC se habilita al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, para imponer multas que pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, previa instrucción del expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente.

Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros.

Los criterios para determinar el importe de la sanción, de conformidad con los límites establecidos en el artículo 283 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, serán los siguientes:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

Cierre de la hoja registral por no realizar el depósito de las cuentas anuales

Además de sanciones, hay otros problemas que puede acarrear el no realizar el depósito de las cuentas anuales, como el cierre de la hoja registral. Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).

Si se produce el cierre de la hoja registral, por no realizar el depósito de las cuentas anuales, para conseguir su reapertura tendremos que elaborar y depositar las cuentas anuales de los tres ejercicios económicos previos al ejercicio que se quiere depositar, tal y como indica la Resolución de 23 de noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Así, para poder depositar las cuentas anuales del ejercicio 2021, si la hoja registral se encuentra cerrada, debemos realizar previamente al depósito de las cuentas anuales de los ejercicios 2018, 2019 y 2020.

Otras consecuencias de no realizar el depósito de las cuentas anuales

Además de las multas y el cierre de la hoja registral hay otras consecuencias negativas de no realizar el depósito de las cuentas anuales que se deben tener en cuenta. 

Empeoramiento de la opinión de crédito de los informes de solvencia

Si las empresas especializadas en la realización de informes de solvencia no tienen información para realizar sus análisis de riesgos, empeorarán su opinión de crédito, ya que este tipo de informes es utilizado por bancos y proveedores, que pueden reducir su crédito o, directamente no concederlo.

Disminución en el riesgo de crédito asignado por las entidades de crédito y caución

Si las empresas de crédito y caución no disponen de información para su análisis, pueden no asegurar los créditos de estas empresas o reducirlos drásticamente.

Restricciones en el crédito por desconfianza de las entidades financieras

Si las entidades financieras y proveedores no pueden acceder a las cuentas anuales de la empresa, esto puede suponer un hándicap para la concesión de crédito bancario o comercial.

Responsabilidad del administrador frente a la sociedad y sus socios

La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 LSC). En consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.

Responsabilidad del administrador en caso de insolvencia de la sociedad

Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede llegar a suponer, incluso, que este tenga que responder de las deudas de la sociedad.

Conviene recordar que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Por lo tanto, la no presentación de las cuentas anuales puede suponer un amplio abanico de problemas para la empresa, por lo que es conveniente cumplir siempre con esta obligación mercantil.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-