7 claves para realizar un seguimiento efectivo de tus presupuestos anuales

El presupuesto anual es una herramienta imprescindible para la buena gestión financiera y el control de gestión de cualquier negocio, pero sin un adecuado seguimiento se puede convertir en papel mojado.

El objetivo del presupuesto es poder planificar los ingresos y gastos esperados, para mejorar la toma de decisiones y a su vez poder disponer de los recursos necesarios para la ejecución de la planificación estratégica y operativa.

Sin embargo, el presupuesto anual no debe ser una hoja de cálculo estática. Es necesario realizar un seguimiento regular de sus partidas para identificar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas.

Además, el presupuesto debe tener unos objetivos claramente definidos y ser realistas, ya que el papel lo puede todo. Si los objetivos son inalcanzables el presupuesto puede perder su razón de ser.

A continuación te dejamos algunos consejos para que puedas realizar un seguimiento eficaz de tus presupuestos anuales:

1. Define un sistema de seguimiento adecuado: El primer paso es definir un sistema de seguimiento que se ajuste a las necesidades de tu negocio. Este sistema debe permitirte registrar los ingresos y gastos reales, y compararlos con los presupuestados de una forma ágil y visual.
   Existen diferentes sistemas de seguimiento de presupuestos que puedes utilizar:
   • Utilizando tu software de contabilidad: Esta es la opción más completa y recomendable, ya que te facilita comparar los datos reales con los presupuestados en un solo lugar.
   • Mediante una hoja de cálculo: Es una opción más sencilla, pero puede ser suficiente para negocios pequeños. El problema es que los datos reales se encuentran en el software contable y el presupuesto en la hoja de cálculo, lo que dificulta el seguimiento.
     
   Independientemente del sistema que elijas, es importante que sea sencillo de utilizar y que te permita generar informes periódicos.
2. Realiza el seguimiento de forma regular: El seguimiento de tus presupuestos debe ser una actividad periódica. Lo ideal es que lo realices al menos una vez al mes. De esta forma, podrás identificar posibles desviaciones a tiempo y tomar medidas correctivas. Si para el seguimiento de tus presupuestos utilizas tu software contable esto te facilitará la automatización del proceso y te será más fácil realizar el seguimiento.
3. Analiza las desviaciones: Una vez que hayas identificado las desviaciones, es importante analizarlas para determinar su origen. Las desviaciones pueden estar causadas por factores internos, como un cambio en la estrategia de ventas, o por factores externos, como una subida de los precios.
4. Toma medidas correctivas: Una vez que hayas identificado la causa de las desviaciones, puedes tomar medidas correctivas para corregirlas. Estas medidas deben ser tomadas a tiempo para evitar que las desviaciones se agraven. Si las desviaciones son significativas, es posible que tengas que modificar tu presupuesto.
   Es importante que las medidas correctivas sean coherentes con los objetivos de tu negocio. Algunas medidas correctivas pueden ser:
   • Renegociar precios con los proveedores.
   • Reducir gastos innecesarios.
   • Incrementar los ingresos vendiendo más o incrementando los precios.
5. Comunica los resultados: Los resultados del seguimiento del presupuesto deben ser comunicados a los responsables de la toma de decisiones, para que puedan tomar las medidas adecuadas para corregir las desviaciones.
   Esta comunicación debe realizarse de forma escrita, en un informe que debe incluir por lo menos, los siguientes elementos:
   • Resumen de los ingresos y gastos reales.
   • Comparación de los ingresos y gastos reales con los presupuestados.
   • Análisis de las desviaciones.
   • Medidas correctivas tomadas o recomendadas.
6. Mejora tu sistema de seguimiento: A medida que tu negocio crece, es posible que necesites mejorar tu sistema de seguimiento. Esto puede ser necesario para incluir nuevos datos o para automatizar procesos.
   La revisión periódica de tu sistema de seguimiento te ayudará a asegurar que sigue siendo eficaz y que cumple con las necesidades de tu negocio.
7. Utiliza un presupuesto flexible y corrige tu presupuesto si es necesario: Los presupuestos son una herramienta valiosa, pero no son infalibles. Es posible que haya circunstancias imprevistas que causen desviaciones.
   En estos casos, es importante ser flexible y adaptar el presupuesto a la nueva situación. Esto puede implicar modificar los objetivos o los gastos inicialmente presupuestados.

Por lo tanto, el seguimiento de los presupuestos es una actividad esencial para la gestión financiera de cualquier negocio. Al realizar un seguimiento regular, podrás identificar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas para corregirlas.

Siguiendo los puntos antes mencionados, podrás realizar el seguimiento de tus presupuestos de forma eficaz y contribuir a la mejora de la rentabilidad de tu negocio.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-