¿Cómo mejorar tus procesos contables con la subvención del kit digital?

La búsqueda de la optimización de los procesos contables suele ser uno de los objetivos estratégicos de los directores financieros (CFO), controllers y contables, ya que la mejora de estos procesos redunda en una más rápida y fiable obtención de informes contables y financieros. Estos informes son vitales para la toma de decisiones, por lo que las empresas suelen invertir en la mejora de sus aplicaciones contables y financieras.

Para ayudar a las empresas en el proceso de transformación digital, el Gobierno ha puesto a disposición de las empresas subvenciones en forma de un bono digital de hasta 12.000 euros, que puede gastarse en los procesos de digitalización que consideren más prioritarios. Entre estos procesos se incluye la transformación digital de los procesos contables.

La transformación digital de sus procesos contables genera una ventaja competitiva para las empresas, por lo que  la subvención del kit digital supone una oportunidad para potenciar el área contable y financiera de tu compañía.

¿Qué es el Kit Digital?

El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España, que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital.

En el Boletín Oficial del Estado del 30 de diciembre de 2021 se publicaron las bases que regulan la concesión de las ayudas del Programa ‘Kit Digital’ para impulsar la digitalización de pymes y autónomos en España.

El programa cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros para el periodo 2021-2023, para facilitar que pymes y autónomos adopten soluciones de digitalización en diversos ámbitos.

En función del número de empleados, las empresas podrán acceder a las siguientes ayudas:

• 12.000 euros, en el caso de tener entre 10 y 50 empleados.
• 6.000 euros, para aquellas de entre 9 y 3 empleados.
• 2.000 euros, para las de menos de 3.

Estas soluciones tienen que ser ofrecidas por agentes digitalizadores que desarrollen los servicios subvencionables, los cuales tienen que registrarse en un Catálogo de Agentes Digitalizadores.

Entre las soluciones de digitalización que subvenciona el Kit digital se encuentran la presencia en Internet, el comercio electrónico, la gestión de redes sociales, la digitalización de las relaciones con los clientes, el business intelligence y analítica, la implantación de la factura electrónica, los servicios y herramientas de oficina virtual, las comunicaciones seguras y la ciberseguridad.

¿Cómo conseguir el bono digital?

Para optar a las ayudas del bono digital se deben seguir los siguientes pasos y cumplir determinados requisitos.

• Ser una Pyme de no más de 50 trabajadores.
• Cumplir con la normativa de la Ley General de Subvenciones.
• Realizar el  test de diagnóstico digital para determinar la madurez digital de la empresa.
• Consultar el catálogo de soluciones digitales para decidir las soluciones a implantar.
• Realizar la solicitud de la ayuda Kit Digital en la sede electrónica de Red.es (sede.red.gob.es), donde se deben completar todos los pasos del formulario (el plazo ya se encuentra abierto).
• Una vez concedido el bono digital elegir a un agente digitalizador para implantar la solución de digitalización elegida por la empresa.
• Suscribir  el acuerdo de prestación de soluciones digitales con el agente digitalizador elegido, que tiene que estar inscrito en el Catálogo de Agentes Digitalizadores.

¿En qué categorías de solución de digitalización se encontraría la digitalización de los procesos contables?

Las soluciones que ayuden a la digitalización de los procesos contables que puedan financiarse con el bono digital, deben englobarse dentro de las categorías de Gestión de procesos y Business Intelligence y Analítica.

Categoría de gestión de procesos

El importe subvencionable de esta categoría de solución de digitalización sería diferente en función del segmento en el que se encuentre la empresa:

El objetivo de esta partida es digitalizar y/o automatizar procesos de negocio y flujos de trabajo relacionados con los aspectos operativos o productivos de las empresas beneficiarias, entre los que se encuentra la gestión de los procesos contables y financieros.

La solución de digitalización que se implante para mejorar los procesos contables y financieros  debe cumplir los siguientes requisitos:

• Integración con diversas plataformas: la solución deberá disponer de APIs o Web Services para su integración con otras herramientas.
• Actualizable: la solución deberá ser actualizable con nuevas versiones.
• Escalable: la solución deberá poder adaptarse a los posibles crecimientos o cambios en la estructura empresarial de la pyme.

Categoría de Business Intelligence y Analítica

La aplicación de Business Intelligence al área contable y financiera permite adquirir, almacenar, analizar, extraer y distribuir información contable para facilitar el reporting.

El objetivo de esta partida subvencionable es permitir la explotación de datos de la empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones.

El importe subvencionable de esta categoría de digitalización varia también en función del segmento en el que se encuentre la empresa:

La solución de digitalización que incorpore la empresa debe proporcionar, como mínimo, las funcionalidades y servicios que se detallan a continuación:

• Integración de datos con otras bases de datos: la solución permitirá el acceso a otras bases de datos y la realización de comparaciones con los datos expuestos.
• Almacenamiento de datos: la solución deberá proveer una capacidad de almacenamiento como mínimo de 1 GB por usuario.
• Creación de paneles de datos estructurados y visuales: la solución permitirá crear paneles de datos personalizados con datos relevantes y distintas formas de visualización.
• Exportación de datos: la solución permitirá la exportación de datos a imágenes o a documentos de Excel, creando sinergias y compatibilidades con distintos programas de uso común para los usuarios.

Además, existen otras categorías subvencionables que pueden ser del interés de los directores financieros, contables o controllers, como las inversiones para implantar la factura electrónica,  la digitalización de las relaciones con los clientes o la ciberseguridad.

Por lo tanto, las pymes tienen una excelente oportunidad para mejorar sus procesos contables, gracias a estas ayudas a la digitalización.

El CEF.- es consciente de la importancia que para los contables y financieros tiene contar con una buena formación. Por ello, ofrece a los interesados en formarse en estas aéreas, un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera. En el CEF.- puedes encontrar desde programas  monográficos como el Curso de Contabilidad Práctica a programas más avanzados como el Máster en Dirección y Gestión Contable.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-