7 razones por las que un contable o financiero debe tener conocimientos de Visual Basic

El conjunto de aplicaciones de Office es utilizado en todo el mundo por contables y financieros, que tienen a su disposición un paquete de programas que facilita su operativa diaria, estando en muchos casos, integrados con su software contable. Es por ello, que la optimización de las aplicaciones de Office con la utilización de Visual Basic trae implícitos notables incrementos en la productividad al facilitar la automatización de tareas repetitivas.

La potencia de la programación con Visual Basic para Aplicaciones (VBA) radica en que casi todas las operaciones que se pueden realizar con un ratón, teclado o cuadro de diálogo también pueden hacerse mediante VBA. 

Aunque se puede crear íntegramente un programa contable en Visual Basic, a un contable o financiero le interesa conocer Visual Basic por otros motivos, ya que, aunque estos profesionales cada vez realizan más tareas, crear su propio software contable desde cero puede exceder a sus funciones.

Macros y VBA

Las macros son una serie de comandos (en secuencia), que pueden ser clics, pulsaciones de teclas o incluso pequeñas líneas de código con funciones más avanzadas, que se registran en un módulo VBA y que se puede ejecutar y modificar todas las veces que desee.

Si hay tareas de Microsoft Excel que se realizan reiteradamente, se puede grabar una macro para automatizarlas.

El principal beneficio de una macro es el ahorro de tiempo que proporciona, ya que automatiza tareas que antes se realizaban de manera manual.

Una macro en Excel se puede crear de dos formas distintas:

• Usando la grabadora de macros: Excel almacena cada acción que será parte de la macro y posteriormente la grabadora de macros convierte estas acciones en comandos de VBA.
• Uso directo de VBA: Si se conoce el lenguaje VBA se pueden crear macros directamente usando el editor VBA, que está presente en las últimas versiones de Microsoft Excel.

Ejemplos de macros para contabilidad

Un ejemplo de macro, seria la creación de un informe contable en Excel, en el que se resalten en un determinado color de manera automática los nombres de los clientes con saldos vencidos.

Otro ejemplo seria la protección de hojas de cálculo con un login de inicio de sesión y una contraseña, algo de gran utilidad para restringir datos en una hoja de cálculo a la hora de compartirla con socios, colaboradores, etc.

¿Por qué la utilización de VBA facilita las tareas contables y financieras?

Apoyarse en VBA puede ser de gran ayuda para los contables y financieros por los siguientes motivos: 

Integración

VBA está integrado con Office y facilita la interacción entre las propias aplicaciones de este paquete de programas, y entre éstas y los usuarios. Por ejemplo, se podrían transferir los contactos de Microsoft Outlook a una hoja de cálculo de Microsoft Excel, o se puede solicitar a los usuarios que realicen alguna acción particular al abrir, guardar o imprimir un documento.

Simplicidad y potencia

VBA es un lenguaje de programación simple pero efectivo. Con este lenguaje de programación se puede hacer un programa contable íntegramente, pero también simples macros que nos facilitan la operativa con Excel.

Personalización

VBA permite personalizar y ampliar las aplicaciones de office. Es raro un contable o financiero que no utilice a diario alguna aplicación de office, por lo que la personalización de estas aplicaciones puede facilitar la operativa diaria.

Automatización

VBA permite automatizar tareas repetitivas y es muy eficaz aportando soluciones repetitivas para problemas de formato y corrección. La automatización de tareas repetitivas es uno de sus usos más comunes. Por ejemplo, si se tienen que cambiar recurrentemente formatos de Word o Excel, esto se puede automatizar con VBA.

Optimización de los tiempos para la realización de tareas

VBA agiliza las tareas de cada día. Su potencia permite acelerar las tareas diarias, liberando tiempo para otras tareas, sobre todo si las tareas a realizar son repetitivas.

Funcionalidad

VBA permite agregar nuevas funciones a las aplicaciones de Office, para facilitar y hacer más cómoda su utilización.

Interactividad

VBA facilita que los diferentes usuarios interactúen con los documentos en función de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, con VBA se pueden mostrar mensajes en los documentos con recordatorios, la manera de proceder con ellos o indicar la ruta donde se deben guardar.

Para todos aquellos que quieran aprender a programar en Visual Basic para optimizar su trabajo rutinario y potenciar la utilización de Excel, el CEF.- pone a su disposición el Curso de Visual Basic para Excel, un completo programa formativo para el cual no se requieren conocimientos previos.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-