9 puntos de control para detectar si una contabilidad se lleva correctamente

Muchos de los profesionales que se dedican a la contabilidad han estudiado ciclos de formación profesional, carreras universitarias y másteres, completando su formación con diversidad de cursos. Estos son los que aman su profesión y quieren hacer su trabajo con la máxima eficiencia.

Sin embargo, hay quien piensa que cualquiera puede realizar el trabajo contable, y contratan como contables de sus empresas a personas sin los conocimientos ni experiencia necesarios, viendo posteriormente cerrar sus negocios, sin enterarse, en muchos casos, ni de cómo, ni por qué.

La contabilidad de una empresa no es solo el cumplimiento de una obligación mercantil, es la base para la realización de diversas liquidaciones tributarias y una herramienta indispensable para el control de cualquier negocio.

Por lo tanto, una deficiente llevanza de la contabilidad puede derivar en un mayor pago de impuestos, en sanciones por parte de la Agencia Tributaria, en la falta de crédito por parte de las entidades financieras que usan las cuentas anuales de las empresas para su análisis crediticio y, lo que es peor, en conducir un negocio a ciegas, sin saber con certeza si se gana o se pierde.

Es responsabilidad compartida de los contables y los administradores que firman las cuentas anuales el asegurarse de que la contabilidad de una empresa y sus cuentas anuales representan la imagen fiel de la sociedad. Los primeros, en el caso de que la contabilidad esté plagada de errores se exponen a perder su trabajo y los administradores a la toma de decisiones erróneas y a las responsabilidades que puedan derivarse de presentar unas cuentas anuales que no se corresponden con la realidad de la empresa.

El principal objetivo de la contabilidad es suministrar información fiable y de utilidad para los diferentes usuarios, siendo necesario para ello que la información contable reflejada en las cuentas anuales, esté libre de errores materiales y, además, cumpla lo siguiente:

• Sea clara, comprensible y realizada conforme a la legalidad vigente.
• Debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
• Se debe aplicar en su realización de manera sistemática y regular los requisitos, principios y criterios contables recogidos en el Plan General de Contabilidad.
• La contabilización de las operaciones debe atender a su realidad económica y no solo a su forma jurídica.
• Debe ser neutral, es decir, estar libre de sesgos.
• Debe ser íntegra, para lo cual deben registrarse todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.
• En caso de conflicto entre principios contables, prevalecerá el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Para asegurarse de que una contabilidad está libre de errores y se lleve correctamente, las grandes empresas realizan auditorías de sus cuentas, algo a lo que están obligadas por ley, pero hay una serie de controles que pueden realizar los administradores o contables de pymes, para ver de una manera rápida la fiabilidad de una contabilidad.

Balance de sumas y saldos o de comprobación

Una empresa que lleva de manera incorrecta su contabilidad no supera la prueba de un balance de sumas y saldos, ya que con este informe contable rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza y otro tipo de errores. Aunque conviene aclarar que la mera existencia de clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor no implica necesariamente que exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes.

Contrastar el endeudamiento de los pasivos bancarios con la CIRBE

Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Esto es de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito, aunque hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.

Congruencia entre la contabilidad y los modelos tributarios presentados

En algunas contabilidades se presentan impuestos y luego se eliminan o modifican apuntes contables que han generado estas liquidaciones. Este es un error muy grave que puede acarrear problemas con la Agencia Tributaria. Además se pueden perder deducciones de IVA soportado, si por ejemplo se contabilizan facturas de proveedores o acreedores en un periodo cuya liquidación ya se ha presentado y no se tienen en cuenta en la siguiente presentación.

Revisión de la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación

Si no se sabe dónde contabilizar un apunte, suele acabar utilizándose esta cuenta. El buen contable la revisará periódicamente y aplicará las partidas que hubiera podido registrar en esta cuenta, pero en una contabilidad mal llevada esta cuenta se puede utilizar demasiado, alterando la imagen fiel de la sociedad.

Revisión de las conciliaciones bancarias

Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben coincidir con su reflejo contable, por lo que llevar al día las conciliaciones bancarias minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas, se tendrá controlada una parte muy importante de la contabilidad.

Realización de arqueos de caja

Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores, ya que, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, o bien falta dinero o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diariamente, será más fácil acordarse si se produce algún descuadre.

Revisión de las cuentas de partidas pendientes con socios y administradores

Es conveniente revisar las cuentas del empresario con la empresa y viceversa, sobre todo en las empresas más pequeñas, donde es más habitual que se mezclen gastos personales con empresariales.

Revisar los cuadros de amortización

La correcta amortización del inmovilizado puede afectar no solo al resultado de la empresa, sino al impuesto sobre beneficios. Asegurarse de que se están amortizando correctamente todos los inmovilizados es otro punto clave de control.

Recuento de existencias

Un deficiente control de las existencias puede suponer importantes pérdidas por hurtos o deterioros. Comprobar que las existencias físicas coinciden con las del sistema de información de la empresa es otro punto que se debe verificar.

Los administradores de una sociedad deberían tener conocimientos contables, no para llevar la contabilidad de una empresa, sino para saber qué es lo que firman cuando firman sus cuentas, para entender a los contables y facilitar la toma de decisiones. Para satisfacer la demanda creciente de este tipo de formación por parte de los administradores de las empresas, el CEF.- pone a su disposición el Curso Monográfico sobre Finanzas para No Financieros. Por otra parte, para aquellos profesionales que quieran dar un paso más y convertirse en especialistas contables, el CEF.- pone a su disposición el Curso de Contabilidad Avanzada.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-