9 maneras de detectar errores en tu contabilidad antes del cierre del ejercicio
El cierre contable de un ejercicio es uno de los temas más delicados que afrontan los departamentos de contabilidad, asesorías, gerentes y administradores de las empresas. Si la contabilidad no refleja la imagen fiel de la empresa, esto puede tener importantes repercusiones sobre empleados, el propio administrador o terceros. Por poner algunos ejemplos: si se disminuye el resultado por errores contables, esto puede afectar al gerente de la empresa de manera negativa o provocar despidos de trabajadores; si hay gastos que no se registran y se aumenta el resultado, se incrementará la tributación en el impuesto sobre sociedades y la gestión de la organización reflejaría una imagen mejor que la real.
En el Plan General de Contabilidad se especifica que la información contable debe ser fiable, por lo que debe estar libre de errores materiales y en el artículo 25 del Código de Comercio se especifica que "todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios". Aquí tenemos, pues, las dos claves de una buena contabilidad, el orden y la fiabilidad.
En relación con el cierre contable, recordemos que los administradores están obligados a formular las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio social, que normalmente es el 31 de diciembre, y antes del próximo 30 de abril, se deben presentar en el Registro Mercantil en soporte electrónico, a través del programa Legalia para su legalización los libros de inventarios, cuentas anuales y el libro diario.
Y para finalizar con los formalismos del cierre del ejercicio, los socios o accionistas tendrán que aprobar las cuentas anuales mediante junta general ordinaria, que deberá celebrarse dentro de los seis meses siguientes al cierre de ejercicio social, debiendo depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, en el plazo de un mes desde la aprobación, según se indica en el artículo 279 de la Ley de sociedades de capital.
Check list de controles para detectar errores en la contabilidad
Para asegurarse que la información contable es íntegra y está libre de errores, hay una serie de comprobaciones que se deben, o pueden realizar, las cuales se pueden agrupar en un check list:
- Un balance de sumas y saldos en Excel nos puede dar mucha información, además de servirnos de base para la revisión de todas las cuentas. En este sentido, si sabemos manejar Excel correctamente, los filtros, la ordenación, la agrupación de partidas y las tablas dinámicas nos pueden facilitar el análisis de la información. Por ejemplo, podemos ver los saldos de las partidas de clientes y proveedores contrarios a su naturaleza, lo cual puede ser un indicio de que pueda existir algún error, aunque no necesariamente, ya que pueden existir abonos pendientes y los saldos ser correctos.
- Se deben revisar partidas abiertas, como: albaranes de compra o venta, órdenes de producción, órdenes de reparación, albaranes realizados manualmente, etc., para comprobar que se han hecho todas las facturas de venta y contabilizado todas las facturas de compras.
- Es conveniente comprobar los pasivos bancarios con la CIRBE del Banco de España, para comprobar que los créditos bancarios están correctamente registrados, o que la información que se refleja en la CIRBE es la correcta. En este sentido, pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a facilitar los datos de los titulares cuyo riesgo acumulado en una entidad sea inferior a 9.000 euros.
- Se debe contrastar que la información contable coincide con los modelos tributarios que se han generado con la información contable. En este sentido, se pueden producir diferencias si se introducen apuntes posteriormente a la liquidación de un impuesto, en un periodo determinado.
- Se deben realizar conciliaciones de las cuentas bancarias con los mayores de estas cuentas en contabilidad, bien con ayuda de programas informáticos que facilitan la conciliación, con la ayuda de hojas de cálculo o diariamente a medida que se contabilizan las operaciones.
- Hay que revisar que las existencias que se reflejan en la contabilidad a cierre del ejercicio coincidan con las existencias físicas, por lo que se debe realizar el recuento de estas, como mínimo al cierre del ejercicio, aunque es conveniente hacer recuentos de determinados artículos a lo largo del año, para detectar si se producen diferencias, entre lo contado y lo que registran los sistemas de información de la empresa.
- Se deben revisar los mayores de las cuentas para detectar posibles descuadres.
- Hay que comprobar que se realizan todos los asientos de cierre de ejercicio: amortizaciones, variación de existencias, provisiones, periodificaciones, etc.
- Se deben revisar los cuadros de amortización del inmovilizado y las cuentas susceptibles de registrar partidas que, por su importe y características, deban registrarse como inmovilizado y estén registradas como gastos.
Si quieres convertirte en un experto en contabilidad, evitar errores y detectarlos, el Máster Universitario en Dirección y Gestión Contable que te ofrece la UDIMA te permitirá obtener unos conocimientos sólidos, globales y en constante actualización de las principales técnicas de contabilización tanto nacionales como internacionales.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero
