7 puntos críticos para la correcta configuración de tu programa contable
Los conocimientos adquiridos en contabilidad tienen que llevarse a la práctica en las empresas, de manera que los contables además de saber contabilidad teórica y práctica deben tener los conocimientos o habilidades para poder configurar correctamente los programas contables que utilizarán en las organizaciones en las que presten sus servicios.
Los programas contables vienen ya con una configuración estándar, pero para poder sacarle el máximo partido a éstos, puede ser necesario realizar determinadas configuraciones, para las cuales se puede contar con la asistencia de los servicios de atención al cliente de los proveedores de software contable.
Entre las configuraciones más habituales que puede tener que realizar un contable, podemos destacar las siguientes:
Definición de cuentas y mantenimientos de tipos de IVA y retenciones
La correcta definición de las cuentas de IVA, así como su asignación al tipo de IVA correspondiente, es un factor clave para evitar errores contables que se puedan trasladar a los modelos 303 y 390. Además, las retenciones deben de estar bien definidas y actualizarse en caso de que se produzcan modificaciones en los tipos de retención, para así poder realizar la correcta presentación de los modelos 111, 190, 115, 180, 123, 193, etc.
Adaptación del plan contable a las necesidades de la empresa
Los programas contables tienen cargado por defecto el Plan General Contable, pero para sacar el máximo partido a los programas contables y poder extraer la máxima información de ellos, se deben crear nuevas cuentas contables dentro del marco del Plan Contable, para así poder obtener la información necesaria para la toma de decisiones.
Configuración de la contabilidad analítica
La contabilidad analítica permite recopilar información, para evaluar la eficiencia y la eficacia de la gestión de unidades de negocio, actividades, centros de costes o de la empresa en su conjunto. Para realizar esta evaluación los contables deben determinar, agrupar y clasificar costes, con la finalidad de utilizar la información registrada en el sistema contable para la toma de decisiones. Por lo tanto, para poder trabajar con la contabilidad analítica es necesario parametrizar en el programa contable, la distribución de los gastos contables entre los centros de costes (CECOS), agrupando estos en unidades de decisión, control y responsabilidad.
Asientos predefinidos y definición de conceptos
La rapidez a la hora de contabilizar asientos y hacerlo correctamente y sin errores es una de las virtudes de un buen contable. Para agilizar el proceso de contabilización, la definición de plantillas con asientos predefinidos facilitará y agilizará la contabilización de determinados apuntes contables recurrentes. Por otra parte, la definición de conceptos en los asientos evitará tener que introducirlos de manera manual, reduciendo también el tiempo empleado para la entrada de asientos contables.
Importación de extractos bancarios
La descarga de los movimientos bancarios directamente al programa contable desde el banco permite cuadrar los bancos más rápidamente, de manera que se facilita el proceso de la conciliación de las cuentas bancarias, así como la contabilización de los apuntes bancarios gracias a las reglas automáticas de conciliación.
Configuración de modelos fiscales
Para que los programas contables puedan generar directamente los modelos fiscales y sin errores, es necesario que éstos se encuentren correctamente configurados y con todos los datos identificativos del declarante. Por ejemplo, es necesario especificar si la empresa se encuentra acogida al Suministro Inmediato de Información (SII), configurar los apartados habilitados para el IGIC si la empresa se encuentra ubicada en las Islas Canarias, configurar correctamente los arrendamientos en el modelo 347, etc.
Definición de series de facturas y contadores
En un programa que integre la gestión y la contabilidad es necesario definir las series y los contadores de los documentos de ventas y compras que se van a utilizar, es decir, de las facturas, albaranes, etc.
Además de programas formativos de actualización contable, como el Curso sobre la Modificación del Plan General de Contabilidad y sus Disposiciones Complementarias, que está teniendo una gran demanda, el CEF.- también se preocupa de que sus alumnos puedan adquirir las destrezas para trabajar con los programas contables más utilizados, realizando diversas acciones formativas, como por ejemplo, el Curso Práctico de Gestión Contable-Fiscal con A3 Software.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-